Die Frage des Speicherorts ist eng verbunden mit der Frage nach Kosten und Sicherheit. Je nach Ihren ganz eigenen Anforderungen können Sie daher aus drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:

• Direkt in der SAP Datenbank
• In einer separaten Datenbank, aber auf dem gleichen Server / Cloud
• In einer separaten Datenbank auf einem anderen Server / Cloud

Grundsätzlich ist eine Übernahme der bestehenden Daten kein Problem. Das gilt für andere digitale Archive in Verbindung mit SAP Business One und auch für völlig andere Warenwirtschaftssysteme. Um eine Aussage treffen zu können, ob und in wie weit die Daten in Ihrem speziellen Fall übernommen werden können, dazu ist eine Überprüfung der Bestandsdaten und die verknüpften Merkmale notwendig. Basierend darauf muss dann eine Konvertierung geschrieben werden.

Auszug aus den GoBD
Zertifizierung durch Finanzbehörden

„Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit EDV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“

Da es für Finanzämter also keine verbindliche Zertifizierung gibt, können wir keine Aussage darüber treffen, ob Ihr Finanzamt die Software akzeptieren wird. Unsere Archivierungslösung cks.DMS ist aber bereits in hunderten deutschen Unternehmen im Einsatz und noch kein einziges Finanzamt hat Bedenken geäußert.

Um Punkt 9 der VOI-Merksätze zu erfüllen, muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation anfertigen - egal ob die Archivierung elektronisch oder klassisch in Aktenordnern erfolgt. Das gesamte Verfahren muss dabei für einen sachverständigen Dritten jederzeit überprüfbar sein. Er muss also nachlesen können, wie ihr Unternehmen bestimmte Dokumente archiviert; Schritt für Schritt. Die Erstellung einer solche Verfahrensdokumentation ist bei Einsatz von cks.DMS  kinderleicht.