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Digitale Archivierung
für SAP Business One

Revisionssichere elektronische Archivierung von Dokumenten, E-Mails und Dateien.

Archivieren Sie Dokumente, E-Mails und Dateien elektronisch

Bewahren Sie alle relevanten Dokumente, Dateien und E-Mails in elektronischer Form auf. Ausgangsbelege wie Lieferscheine und Rechnungen werden ebenfalls automatisch und unveränderlich archiviert. Greifen Sie von allen berechtigten Arbeitsplätzen auf das digitale Archiv zu und finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle mithilfe der Volltextsuche, über die SAP-Vorgänge oder über die Geschäftspartner.

no-switch-between-applications.pngKein Wechseln zwischen zwei Benutzeroberflächen

cks.DMS ist vollständig in die Benutzeroberfläche von SAP Business One integriert. 

Archivieren Sie revisionssicher...

Werden Änderungen an archivierten Dokumenten vorgenommen, wird automatisch eine neue Version erzeugt und an gleicher Stelle archiviert. Über eine Liste können sämtliche Änderungen nachvollzogen und reproduziert werden

... auch ausgehende Belege!

Erstellen Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen wie gewohnt in SAP Business One. Mit dem Drucken und Buchen wird das Dokument automatisch archiviert und mit dem Geschäftsvorgang verknüpft. Auch hier werden bei jeder Änderung neue Versionen erzeugt und aufbewahrt.

Automatisieren Sie Ihren Workflow

Eine unterzeichnete Auftragsbestätigung löst bei Ihnen immer eine Warenlieferung aus? Warum dann nicht schon beim Import des Belegs und der automatischen Zuordnung ins Archiv die Lieferung in SAP erzeugen lassen? Diese und weitere Automatisierungen sind mit cks.DMS kein Problem.

ONLINE - PRÄSENTATION

An welche Einsatzmöglichkeiten des cks.DMS in Ihrem Unternehmen denken Sie gerade? Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie die digitale Archivierung in Ihren individuellen Workflow integrieren können. Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin:

Machen Sie Dokumente im gesamten Unternehmen zugänglich.

Ein wesentlicher Vorteil bei der digitalen Archivierung ist die Verfügbarkeit der Dokumente innerhalb des gesamten Unternehmens. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Unterlagen im Büro nebenan oder auf einem anderen Kontinent benötigt werden. Der Zugriff erfolgt direkt über SAP Business One unter Berücksichtigung der Berechtigungen. 

Über persönliche Eingangsfächer

Jeder Mitarbeiter verfügt über eine persönliche Inbox, über die Dokumente in die SAP Business One Umgebung importiert werden können. Sie können Dokumente direkt in diese persönlichen Inboxen laden oder sie aus anderen persönlichen Inboxen bzw. aus einer globalen Inbox heraus verschieben. Die Zuordnung und auch der Austausch untereinander erfolgt somit innerhalb der SAP Business One Umgebung.

Über SAP-Vorgänge in Ihrem Workflow

Dokumente, Dateien und E-Mails können direkt hinter SAP-Geschäftsvorfällen archiviert werden. Jeder, der diesen Geschäftsvorgang bearbeitet und auch die Berechtigungen dazu hat, kann jetzt die dahinter abgelegten Dokumente einsehen, bearbeiten und auch weitere Dokumente dahinter archivieren.

Im vereinfachten Genehmigungverfahren

In vielen Fällen reicht es, nur den Eingangsbeleg zu prüfen und freizugeben. Hierzu wird das digitalisierte Dokument ganz einfach mit dem Genehmigungswunsch in die persönliche Inbox des jeweiligen Mitarbeiter verschoben. Dieser kann sich den Beleg ansehen und dann mit einem Vermerk oder einen Stempel genehmigen. Selbstverständlich wird dabei eine neue Revision erzeugt, archiviert und an den ursprünglichen Mitarbeiter zurückgegeben.

Im SAP Genehmigungs-
verfahren

Mit cks.DMS können Sie auch Dokumente direkt im SAP Genehmigungsverfahren übergeben. Der Empfänger einer Genehmigungsanfrage kann dadurch auch die digitale Form des Originalbelegs einsehen und mit den eingetragenen Werten im SAP-Vorgang abgleichen. 

lock.pngImmer entsprechend der SAP Berechtigungen

cks.DMS verwendet die SAP Berechtigungen, sodass der Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden kann.

Finden Sie Dokumente in wenigen Sekunden

Die elektronische Archivierung bietet den Vorteil der schnellen Bereitstellung der archivierten Unterlagen. In wenigen Sekungen können Informationen direkt am Arbeitsplatz gesucht, bereitgestellt und benutzt werden. 

Volltextsuche

Sie können archivierte Dokumente auf verschiedene Arten finden. Alle im Archiv abgelegten Dokumente werden automatisch durch eine OCR-Software verschlagwortet. Sie können archivierte Dokumente in sekundenschnelle über die Volltextsuche finden. Durch die Verwendung von Wildcards und Operatoren wie AND und OR können Sie die Suche immer weiter verfeinern. 

Direkt an SAP-Vorgängen

Die meisten archivierten Dokumente stehen mit einem SAP-Geschäftsvorgang oder Geschäftspartner in Verbindung. Über einen einfachen Rechtssklick können Sie sich das Archiv hinter jedem entsprechenden Vorgang bzw. Geschäftspartner anzeigen lassen. Sie erhalten so einen Überblick über alle relevanten Dokumente.

E-Mails direkt aus Outlook heraus archivieren

Archivieren Sie die Korrespondenz mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden gleich aus Ihrem Outlook heraus und verknüpfen Sie die archivierten E-Mails mit dem SAP Kreditoren- bzw. Debitoren Stammdatensatz. Oder auch direkt mit dem SAP Geschäftsvorgang. So haben Sie sofort Einsicht in alle relevanten E-Mails und auch deren Anhänge. Diese werden gleich mit archiviert.

Screenshot cks.DMS Outlook Add-on

Binden Sie Ihr Archiv an andere Anwendungen an 

Über die WEB API-Schnittstelle können Sie auch andere Anwendungen oder SAP Business One Add-ons an Ihr elektronisches Archiv anbinden. So können zum Beispiel Ihre CAD-Dokumente direkt hinter dem Kundenauftrag archiviert werden oder auch andersrum, andere Anwendungen auf archivierte Dokumente zugreifen.

Screenshot cks.API - Definition

Archivieren Sie Dokumente zu SAP Chargen- und Seriennummern-Vorgängen

Verknüpfen Sie relevante Dokumente, z. B. zur Qualitätssicherung, mit Chargen- und Seriennummern aus Ihrer Produktion oder aus eingehenden Lieferungen. Dies bedeutet, dass die Dokumente schnell wieder gefunden und revisionssicher archiviert werden können.

Screenshot cks.DMS bei Chargen- und Seriennummern

Sortieren Sie eingehende Belege automatisch den SAP-Vorgängen zu

Über einen Barcode / QR-Code können Sie Dokumente den entsprechenden SAP-Geschäftsvorfällen automatisch zuordnen. Wiederkehrende Belege wie Aufträgsbestätigungen werden bereits bei der Erzeugung mit einem Code versehen. Bei Dokumenten, zu denen es noch keinen SAP-Vorgang gibt, wird dieser zuerst wie gewohnt manuell erzeugt und beim Buchen ein kleiner Aufkleber gedruckt. Beim Scannen der Belege und dem Import ins elektronische Archiv wird dieser dann erkannt und das Dokument hinter dem passenden Vorgang abgelegt.

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An welche Einsatzmöglichkeiten des cks.DMS in Ihrem Unternehmen denken Sie gerade? Wir zeigen Ihnen gerne, wie Sie die digitale Archivierung in Ihren individuellen Workflow integrieren können. Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin:

Die wichtigsten Schlüssel-Funktionen im Überblick

Funktion Limited Professional
Volltextsuche ? Durchsuchen Sie Dokumente nach bestimmten Suchbegriffen und Textfragmenten.
SAP Geschäftsvorgänge ? Verknüpfen Sie Dokumente direkt mit den SAP Geschäftsvorgängen.
Geparkte Belege ? Verknüpfen Sie Dokumente mit noch nicht gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsprozess.
Automatisierte Zuordnung ? Lassen Sie wiederkehrende Dokumente wie z. B. Auftragsbestätigungen automatisch per QR-Code zu den gebuchten SAP-Belegen sortieren.
GoBD-konform ? Archivieren Sie Ihre Dokumente, Belege und E-Mails revisionssicher.
Ausgangsbelege autom. revisionssicher archivieren ? Ausgangsbelege in SAP Business One sind nicht generell revisionssicher archiviert. cks.DMS er- zeugt automatisch einen unveränderteren Beleg und legt diesen im Archiv ab.
Chargen- und Seriennummern ? Verknüpfen Sie Dokumente mit Chargen- und Seriennummern.
E-Mail-Archivierung ? Exportieren Sie E-Mails aus Ihrem E-Mail-Client und importieren Sie sie ins Archiv zur revisions- sicheren Aufbewahrung.
Outlook Add-in ? Verschieben Sie E-Mails direkt aus Outlook heraus ins Archiv.
Globale Archivordner ? Legen Sie sich verschiedene globale Ordner an und archivieren Sie dort Dokumente und Belege, die nicht einem SAP-Objekt zugeordnet werden können oder sollen.
Persönliches Posteingangsfach ? Verschieben Sie Dokumente und Belege innerhalb der SAP-Struktur zur Weiterbearbeitung in die entsprechenden Posteingangsfächer der Mitarbeiter.
Integration neu entwickelter Funktionen ? Erhalten Sie neu entwickelte Funktionen, die wir unserem cks.DMS hinzufügen, kostenfrei mit dem nächsten Update.
SAP-Anhänge revisionssicher archivieren ? Archivieren Sie auch die Anhänge rechtssicher, die Sie einem SAP-Beleg zugefügt haben. Entweder manuell oder automatisiert über cks.RUN.
ZUGFeRD 1.0 & 2.0 ? Senden und empfangen Sie ZUGFeRD-Rechnungen bis Format 2.0 und verarbeiten Sie diese automatisch.
API-Schnittstelle ? Verwenden Sie das Archiv in Verbindung mit anderen SAP Add-ons.
Individuelle Entwicklung ? Passen Sie das cks.DMS an Ihre individuellen Anforderungen an.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

Mit einen SAP-Partner Ihre Möglichkeiten besprechen

Sie möchten gerne mehr über cks.DMS wissen oder möchten Ihre individuelle Anforderung vorab klären? Setzen Sie sich einfach mit Ihrem SAP-Berater in Verbindung oder nehmen Sie Verbindung zu einem unserer Integrationspartner Partner auf:

Weitere Funktionen des cks.DMS live kennenlernen

In unserer Online-Präsentation zeigen wir Ihnen gerne noch viele weitere Möglichkeiten, die Ihnen mit cks.DMS zur Verfügung stehen. Melden Sie sich einfach zum nächsten Termin an:
 

ONLINE - PRÄSENTATION

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FAQ
Häufig gestellte Fragen

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Frage des Speicherorts ist eng verbunden mit der Frage nach Kosten und Sicherheit. Je nach Ihren ganz eigenen Anforderungen können Sie daher aus drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:

  • Direkt in der SAP Datenbank
  • In einer separaten Datenbank, aber auf dem gleichen Server / Cloud
  • In einer separaten Datenbank auf einem anderen Server / Cloud
Können bereits digital archivierte Daten übernommen werden?

Grundsätzlich ist eine Übernahme der bestehenden Daten kein Problem. Das gilt für andere digitale Archive in Verbindung mit SAP Business One und auch für völlig andere Warenwirtschaftssysteme. Um eine Aussage treffen zu können, ob und in wie weit die Daten in Ihrem speziellen Fall übernommen werden können, dazu ist eine Überprüfung der Bestandsdaten und die verknüpften Merkmale notwendig. Basierend darauf muss dann eine Konvertierung geschrieben werden.

Ist cks.DMS zertifiziert?

Auszug aus den GoBD
Zertifizierung durch Finanzbehörden

„Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit EDV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“

Da es für Finanzämter also keine verbindliche Zertifizierung gibt, können wir keine Aussage darüber treffen, ob Ihr Finanzamt die Software akzeptieren wird. Unsere Archivierungslösung cks.DMS ist aber bereits in hunderten deutschen Unternehmen im Einsatz und noch kein einziges Finanzamt hat Bedenken geäußert.

Ist cks.DMS rechtssicher?

Um Punkt 9 der VOI-Merksätze zu erfüllen, muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation anfertigen - egal ob die Archivierung elektronisch oder klassisch in Aktenordnern erfolgt. Das gesamte Verfahren muss dabei für einen sachverständigen Dritten jederzeit überprüfbar sein. Er muss also nachlesen können, wie ihr Unternehmen bestimmte Dokumente archiviert; Schritt für Schritt. Die Erstellung einer solche Verfahrensdokumentation ist bei Einsatz von cks.DMS  kinderleicht.

Noch offene Fragen?

Senden Sie uns Ihre Frage einfach über unser Formular oder rufen Sie uns an.