Dokumentenmanagmenet
Revisionssicher archivieren direkt in SAP Business One
Bewahren Sie alle steuerrechtlich relevanten Belege und E-Mails entsprechend der VOI-Merksätze elektronisch auf. Auch Ihre SAP Ausgangsbelege werden automatisch und unveränderbar archiviert. Und über die Volltextsuche oder die verknüpften SAP-Belege finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.
Belege Archivieren
Belege können auf unterschiedliche Art und Weise ins Archiv importiert werden. Sie können Papierbelege direkt über Ihren Scanner einscannen, Sie können Dateien in ein bestimmtes Windows-Verzeichnis ablegen oder speichern und Sie können wie gewohnt über das Dialogfeld "Datei öffnen" gehen.
Belege wiederfinden
Belege werden in einer eigenen Datenbank abgelegt und archiviert. Sie können die Dokumente mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen oder mit den Kreditoren / Debitoren verknüpfen und so über einen Direktlink aufrufen. Sie können aber auch die Volltextsuche anwenden und nach bestimmten Begriffen zu suchen.
Belege reproduzieren
Durch die automatische Anfertigung einer Revision, also einer neuen Version, sobald am Dokument eine Veränderung vorgenommen wird, kann jedes Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt reproduziert werden - Vom unveränderten Original bishin zur letzten Änderung.
Genehmigungsverfahren
Dokumente zu geparkten Belegen archivieren
Belege und Dokumente, die vor der Buchung erst den für Ihr Unternehmen definierten Workflow passieren müssen, können ganz bequem über die persönlichen Inboxen zugänglich gemacht werden. So kann z. B. eine eingescannte Eingangsrechnung mit dem SAP-Beleg verknüpft und zur Genehmigung weitergeleitet werden. Ohne das Original physisch vorliegen zu haben, kann dieser jetzt gesichtet und zur Buchung freigegeben oder mit einem Vermerk versehen werden. Auch hier wird automatisch eine neue Revision archiviert.
Beleg archivieren
Fügen Sie die digitale Variante des gewünschten Dokuments einfach dem geparkten SAP-Beleg hinzu.
Beleg weiterleiten
Senden Sie den Beleg entsprechend Ihres Workflows in die Inbox des jeweiligen Mitarbeiters.
Beleg prüfen
Öffnen Sie einfach den geparkten Beleg und lassen sich das dazugehörige Dokument anzeigen.
Beleg freigeben
Sie können den Beleg zur Buchung freigeben oder zur Korrektur zurücksenden. Eine Revision wird automatisch archiviert.
Praktisch
E-Mails direkt aus Outlook heraus archivieren
Archivieren Sie die Korrespondenz mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden gleich aus Ihrem Outlook heraus und verknüpfen Sie die archivierten E-Mails mit dem SAP Kreditoren- bzw. Debitoren Stammdatensatz. Oder auch direkt mit dem SAP Geschäftsvorgang. So haben Sie sofort Einsicht in alle relevanten E-Mails und auch deren Anhänge. Diese werden gleich mit archiviert.
Automatisch
Ausgangsbelege revisionssicher archivieren
Erstellen Sie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen bequem in SAP Businsess One. Sobald Sie den Beleg an einen Drucker oder E-Mail-Postfach senden, wird dieser automatisch zusammen mit dem Geschäftsvorgang archiviert. Nehmen Sie beispielsweise bei einem Angebot später noch Änderungen vor oder fügen einer Rechnung einen Vermerk hinzu, wird automatisch eine neue Revision archiviert.
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Warum sind SAP Ausgangsbelege nicht ohnehin revisionssicher archiviert?
In Punkt 4 der VOI-Merksätze wird zur revisionssicheren Archivierung vorausgesetzt, dass die Originalbelege reproduzier bar sind, und zwar unverändert. Das ist aber mit SAP Business One alleine nicht gegeben. Denn: Es besteht die Möglichkeit (und das ist bereits ausreichend für eine nicht-revisionssichere Archivierung), dass sich während der Aufbewahrungsfrist z. B. die Adresse Ihres Unternehmens ändert. Und schon würde auf allen reproduzierten Ausgangsbelege nicht mehr die ursprüngliche Adresse stehen. Die Belege würden also vom Original abweichen.
Immer notwendig
Verfahrensdokumentation
Um Punkt 9 der VOI-Merksätze zu erfüllen, muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation anfertigen - egal ob die Archivierung elektronisch oder klassisch in Aktenordnern erfolgt. Das gesamte Verfahren muss dabei für einen sachverständigen Dritten jederzeit überprüfbar sein. Er muss also nachlesen können, wie ihr Unternehmen bestimmte Dokumente archiviert; Schritt für Schritt. Die Erstellung einer solche Verfahrensdokumentation ist bei Einsatz von CKS.DMS für SAP Business One kinderleicht.
Leistungsstark
Schlüssel-Funktionen im Überblick
Neue Funktion vorschlagen!
Verraten Sie uns, welche zusätzliche Funktion Sie sich wünschen. Eine individuelle Anpassung ist bei uns grundsätzlich möglich.
Preise und Implementierung
Niemand kennt Ihr SAP Busienss One besser als Sie und Ihr SAP-Partner. Und weil unsere Add-ons perfekt in Ihre Infrastruktur passen und exakt Ihre Anforderungen umsetzen müssen, arbeiten wir immer mit Ihrem SAP-Partner zusammen.
Preise fragen Sie bitte direkt bei Ihrem SAP-Partner an!
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Auszug aus den GoBD
Zertifizierung durch Finanzbehörden
„Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit EDV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.“
Zertifikat
Akzeptanz durch Ihr Finanzamt
Da es keine für Finanzämter verbindliche Zertifizierung gibt (siehe Auszug aus den GoBD oben), können wir keine Aussage darüber treffen, ob Ihr Finanzamt die Software akzeptieren wird. Unsere Archivierungslösung CKS.DMS für SAP Business One ist aber bereits in hunderten deutschen Unternehmen im Einsatz und noch kein einziges Finanzamt hat Bedenken geäußert.
Was wir aber machen: Wir bestätigen Ihnen schriftlich, dass unsere Software die VOI-Merksätze einhält und Sie damit nach den GoBD arbeiten können. Auf Wunsch malen wir Ihnen auch ein hübsches Siegel dazu.
Jetzt zur Online LIVE-Demo anmelden
Lernen Sie CKS.DMS ADC kennen. Sehen Sie selbst, wie Belege in einer SAP Businsess One-Umgebung erfasst, überprüft und verbucht werden.