Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse
Ein datenbankgestütztes Dokumentenmanagement ist der Grundstein für die digitale Transformation der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse. Das Sammeln und Erfassen aller Dokumente, Belege, E-Mails, Geschäftsbriefe, Unterlagen usw. an einer zentralen Stelle in elektronischer Form ermöglicht eine Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse durch einen gemeinsamen Zugriff aller beteiligten Mitarbeiter auf die enthaltenen Informationen.
Zusätzlich können einzelne Prozessschritte wie beispielsweise das Erfassen von Fremdbelegen automatisiert werden – alles immer unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben. Unter anderem wird dazu der Zugriff auf Inhalte von Dokumenten über Berechtigungen eingeschränkt und alle Dokumente werden unveränderlich und dauerhaft archiviert.
Finden Sie Dokumente in wenigen Sekunden und von jedem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen
Ein wesentlicher Vorteil gegenüber einer Dateiablage in einfachen Ordnerstrukturen auf Dateiservern ist die Verschlagwortung. Dabei werden die Inhalte jedes einzelnen Dokuments als durchsuchbarer Text hinterlegt. Wie bei einer Suchmaschine können dann Dokumente anhand von Suchbegriffen innerhalb von Sekunden gefunden werden.
Erfassen Sie Fremdbelege wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine automatisiert
Digitale Belege wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen und Zahlungsavise lassen sich von Softwareanwendungen auslesen und verarbeiten. Dabei werden automatisch fertig ausgefüllte geparkte Belege im ERP-System erzeugt und mit vorhandenen Basisbelegen auf Abweichungen untersucht.
Archivieren Sie alle Dokumente, Belege und E-Mails rechtssicher und dauerhaft
Die Regeln und Fristen für steuerrelevante Belege gelten auch für elektronisch archivierte Dokumente. Über Zugriffsberechtigungen können nur bestimmte Personen und Personengruppen auf archivierte Inhalte zugreifen und es wird automatisch eine neue Revision hinterlegt, sobald am Dokument irgendetwas verändert wird.
Sammeln
- Importieren von digitalen Dokumenten und Dateien über den Datei-Explorer
- Scannen und Speichern von Dateien in einem bestimmten UNC-Ordner für den automatischen Import
- E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook heraus verschieben
- Dokumente via Internet hochladen
Bereitstellen
- Dokumente im gesamten Unternehmen direkt über SAP Business One bereitstellen
- Immer entsprechend der SAP-Berechtigungen
- Verwenden Sie die Volltextsuche, um Dokumente anhand von Suchbegriffen zu finden
- Anhängen von Dokumenten an Entwürfe, Geschäftsvorgänge, Geschäftspartner, Chargennummern und Seriennummern
Verarbeiten
- Erfassen von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen automatisch
- Erstellen und Verarbeiten von strukturierten elektronischen Rechnungen, Gutschriften, Voraus- und Anzahlungsrechnungen
- Dokumente direkt in das SAP Genehmigungsverfahren übergeben
- Dokumente direkt an die Posteingangsfächer der zuständigen Mitarbeiter weiterleiten
Archivieren
- Revisionssichere Archivierung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten, E-Mails und Dateien
- Erstellen einer neuen Revision mit jeder Änderung, die an archivierten Dokumenten vorgenommen wird
- Verwenden der SAP Business One-Datenbank, einer separaten Datenbank oder einer separaten Datenbank auf einem anderen Server für die Archivierung
Ausführliche Live-Demo ansehen
Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise von cks.DIGITAL 4.0, dem elektronischen Dokumentenmanagementsystems für SAP Business One, live, beantworten direkt Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen individuelle Anwendungsmöglichkeiten. Dauer: ca. 90 Minuten.
In vier Schritten zum eigenen Dokumentenmanagement
SAP Partner ansprechen
Die Umsetzung erfolgt grundsätzlich über Ihren SAP Partner. Er kennt Ihr SAP Business One am besten
Ziele definieren
Besprechen Sie, welche Anforderungen Sie haben und Automatisierungen Sie sich wünschen
Installieren und konfigurieren
Ihr SAP Partner wird die notwendigen Add-ons installieren, entsprechend Ihrer Ziele konfigurieren und Sie schulen
Profitieren
Freuen Sie sich auf die steigende Produktivität, die Sie durch den Einsatz von cks.DIGITAL 4.0 eingeleitet haben
Dokumentenmanagement für SAP Business One
cks.DIGITAL 4.0 ist das SAP Business One Basis-Add-on für alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse und damit Dreh- und Angelpunkt für das digitale Dokumentenmanagement. cks.DIGITAL 4.0 ist modular aufgebaut und deshalb flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens skalierbar.
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