Beispielprozess Dienstleistung
1
Angebot versenden
In SAP Business One wird ein Angebot erstellt und per E-Mail an den Kunden versandt. Sowohl die PDF des Angebots als auch die E-Mail dazu sollen archiviert werden. Deshalb wird gleichzeitig mit der E-Mail an den Kunden auch eine Kopie der E-Mail inkl. Anhang als BCC an ein spezielles Postfach gesandt. Dort eingehende E-Mails werden automatisch abgeholt, verarbeitet und hinter dem jeweiligen SAP-Beleg archiviert.
2
Angebot kommt unterschrieben zurück
Der Kunde hat das Angebot akzeptiert und sendet die unterschriebenen Dokumente ebenfalls per E-Mail zurück an den Vertriebsmitarbeiter. Dieser sieht die E-Mail in seinem Posteingang und kann in SAP Business One den Prozess fortsetzen und das Angebot in einen Kundenauftrag wandeln. Die E-Mail des Kunden leitet er einfach an das spezielle Postfach, wo sie wiederum automatisch abgeholt, verarbeitet und inkl. Anhang hinter dem SAP-Beleg in SAP Business One revisionssicher archiviert wird.
Add-ons
3
Ausgangsrechnung als E-Rechnung
Nachdem der Auftrag durchgeführt wurde, möchte der Kunde die Rechnung gerne als strukturierte elektronische Rechnung erhalten. Dazu wird der Kundenauftrag in SAP Business One wie gewohnt in eine Ausgangsrechnung gewandelt. Entsprechend des hinter dem Geschäftspartner festgelegten Formats wird automatisch beim Erzeugen der PDF die XML-Datei erstellt und beide Dateien sofort im digitalen Archiv abgelegt. Damit auch wirklich keine Rechnungen vergessen wird, werden am Ende des Tages alle neuen Ausgangsrechnungen automatisch per E-Mail inkl. Anhänge an die Kunden verschickt.
4
Eingangsrechnungen
Im E-Mail-Postfach der Buchhaltung sind in der Zwischenzeit verschiedene Eingangsrechnungen von anderen Dienstleistern (z. B. für Energieversorgung, Telekommunikation usw.) eingetroffen. Direkt aus Microsoft Outlook heraus werden diese jetzt in den Dokumentenmanager in SAP Business One verschoben. Von dort aus werden die Eingangsrechnungen jetzt mit wenigen Mausklicks zur automatischen Verarbeitung an einen Cloud-Anbieter übermittelt. Danach steht ein vorausgefüllter SAP-Beleg bereit, in dem bereits Geschäftspartner, Beträge, Kostenstellen usw. eingetragen sind. Das Dokument dazu ist automatisch dahinter revisionssicher archiviert.
5
Vereinfachtes Genehmigungsverfahren
Zu einer Eingangsrechnungen ist vorab noch eine Genehmigung erforderlich. Über den Dokumentenmanager wird die Genehmigung angefordert und der entsprechende Verantwortliche ausgewählt. Die Eingangsrechnung wird jetzt in seinem persönlichen Dokumentenmanager angezeigt und kann eingesehen, überprüft und genehmigt werden. Der ursprüngliche Mitarbeiter kann jetzt wie gewohnt die Verarbeitung einleiten.
6
Wiederfinden
Alle Dokumente, die über cks.DIGITAL 4.0 verarbeitet wurden, sind revisionssicher archiviert lassen sich in wenigen Sekunden an allen SAP Business One Arbeitsplätzen aufrufen. Je nach Zugriffsberechtigung des Anwenders lassen sich die archivierten Dokumente über den jeweiligen SAP-Beleg anzeigen oder anhand von Suchbegriffen über die Suchfunktion auffinden.
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