Archivieren Sie Ihre Dokumente zeitgemäß in revisionssicherer elektronischer Form
Für handels- und steuerrechtlich relevante Dokumente gelten besondere Anforderungen für die revisionssichere Archivierung, insbesondere deren Unveränderbarkeit. cks.DMS erzeugt daher automatisch bei jeder Änderung eines archivierten Dokuments eine neue Revision und archiviert diese zusätzlich zum ‘Original’. Jede Änderung ist somit auch Schritt für Schritt nachvollziehbar. WICHTIG: Auch mit SAP Business One erstellte Ausgangsbelege werden automatisch revisionssicher im Archiv abgelegt.
Machen Sie Informationen aus Dokumenten und Dateien im Unternehmen verfügbar
Dokumente gelangen nicht immer dort ins Unternehmen, wo sie auch verarbeitet werden. Zudem durchlaufen Dokumente während des gesamten Verarbeitungsprozesses oft mehrere Stationen. Die Informationen von digital archivierten Dokumenten stehen praktisch sofort jedem Mitarbeiter - entsprechend seiner in SAP Business One hinterlegten Zugriffsberechtigungen - zur Verfügung und können unabhängig vom Ort direkt verarbeitet werden.
Finden Sie von jedem Arbeitsplatz aus Dokumente und Informationen innerhalb von Sekunden
Mit cks.DMS können Dokumente, E-Mails und Dateien hinter Geschäftsvorgängen und Geschäftspartnern archiviert werden. Über einen einfachen Rechtsklick können Sie sich dann alle Dokumente anzeigen lassen, die mit dem geöffneten Datensatz in Beziehung stehen – bei Geschäftsvorgängen sogar auch die archivierten Dokumente der jeweiligen Basisbelege. Sie können bestimmte Informationen aber auch über die Volltextsuche wiederfinden und anzeigen lassen. Durch die Verwendung von Wildcards und Operatoren wie AND und OR können Sie die Suche immer weiter verfeinern.
Dokumente, E-Mails und Dateien revisionssicher digital archivieren
Digitale Archive (auch elektronische Archive genannt) sind mehr als nur kostengünstigere Alternativen zur herkömmlichen Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerlich relevanten Dokumenten. Sie bewahren Informationen und machen sie leicht zugänglich - sofort und auch noch in vielen Jahren. Mit cks.DMS verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente bequem über die SAP Business One-Benutzeroberfläche und greifen auch ohne Wechsel der Anwendung auf archivierte Informationen zurück.
So einfach funktioniert cks.DMS
Frühes Archivieren
Haben Sie alle Dokumente immer im Überblick
Alle Dokumente mit ausstehenden Aufgaben befinden sich übersichtlich und nach Verarbeitungsstatus sortiert im Dokumentenmanager. Sie behalten stets den Überblick, welche Dokumente noch nicht fertig verarbeitet wurden.
Fügen Sie neue Dokumente dem Archiv hinzu
Fügen Sie neue Dokumente ganz einfach hinzu:
- Speichern von Dateien in einem speziellen Windows-Verzeichnis
- Über einen Dateiauswahldialog (Explorer)
- Direkt aus Microsoft Outlook heraus
Wählen Sie die Belegart und den Geschäftspartner
Legen Sie über ein Auswahlmenü fest, um welche Belegart es sich bei dem Dokument handelt und zu welchem Geschäftspartner es gehört.
Erzeugen Sie einen neuen SAP-Beleg
Mit einem Klick können Sie jetzt einen neuen SAP-Beleg erzeugen und wie gewohnt ausfüllen. Das Dokument ist bereits mit dem neuen Beleg verknüpft und steht auch im Genehmigungsverfahren zur Einsicht bereit .Nach dem Buchen ist es dann automatisch revisionssicher archiviert.
Finden Sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden wieder
Es stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, archivierte Dokumente wiederzufinden. Entweder über die Schlagwortsuche oder direkt über den verknüpften Beleg bzw. Geschäftspartner.
Spätes Archivieren
Haben Sie alle Dokumente immer im Überblick
Alle Dokumente mit ausstehenden Aufgaben befinden sich übersichtlich und nach Verarbeitungsstatus sortiert im Dokumentenmanager. Sie behalten stets den Überblick, welche Dokumente noch nicht fertig verarbeitet wurden.
Fügen Sie neue Dokumente dem Archiv hinzu
Fügen Sie neue Dokumente ganz einfach hinzu:
- Speichern von Dateien in einem speziellen Windows-Verzeichnis
- Über einen Dateiauswahldialog (Explorer)
- Direkt aus Microsoft Outlook heraus
Öffnen Sie den SAP-Beleg
Wandeln Sie den Basisbeleg oder suchen Sie den passenden SAP-Beleg heraus, hinter dem Sie das Dokument archivieren möchten. Das zuletzt geöffnete Dokument wird dabei automatisch in die Eingabemaske übernommen. Das Dokument ist jetzt mit dem neuen Beleg verknüpft und steht auch im Genehmigungsverfahren zur Einsicht bereit .Nach dem Buchen ist es dann automatisch revisionssicher archiviert.
Finden Sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden wieder
Es stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, archivierte Dokumente wiederzufinden. Entweder über die Schlagwortsuche oder direkt über den verknüpften Beleg bzw. Geschäftspartner.
Digitale Archivierung für SAP Business One - cks.DMS
Archivieren Sie auch Ausgangsbelege revisionssicher
Selbst erstellte Belege wie Ausgangsrechnungen sind nicht automatisch revisionssicher in SAP Business One gespeichert. Mit cks.DMS können Sie eine unveränderbare Revision im Archiv ablegen. Mit cks.RUN können Sie diesen Schritt nach Feierabend automatisch durchführen lassen.
Übergeben Sie Dokumente im SAP Genehmigungsverfahren
Empfänger von Genehmigungsanfragen können mit cks.DMS das archivierte Dokument einsehen und mit den eingetragenen Werten im geparkten SAP-Beleg abgleichen. Damit schaffen Sie zusätzliche Sicherheit.
Nutzen Sie das vereinfachte cks.DMS Genehmigungsverfahren
Die Konfiguration des SAP Genehmigungsverfahrens ist aufwändig und kostet Zeit. cks.DMS kommt mit einem vereinfachten Genehmigungsverfahren, wobei ein Dokument vorab zur Genehmigung weitergereicht wird. Nach Genehmigung wird dann daraus der SAP-Beleg erzeugt.
Archivieren Sie Dokumente zu SAP Chargen- und Seriennummern-Vorgängen
Archivieren Sie Ihre Prüfprotokolle zusammen mit den entsprechenden Chargen- und Seriennummern in SAP Business One. So finden Sie bei Bedarf die gewünschten Dokumente sofort.
Sortieren Sie wiederkehrende Dokumente automatisch den SAP-Belegen zu
Versehen Sie hren Ausgangsbelege wie Angebote und Auftragsbestätigungen mit einen kleinen QR-Code. Importieren Sie das Dokument nach seiner Rückkehr wieder in den Dokumentenmanager von cks.DIGITAL 4.0, wird es direkt mit dem passenden SAP-Beleg verknüpft und revisionssicher archiviert.
ROI-Rechner
Ab wann rechnet sich betriebswirtschaftlich der Einsatz eines digitalen Archivs? Mit unserem ROI-Rechner steht Ihnen eine Orientierungshilfe zur Verfügung. Beachten Sie bitte, dass die errechneten Werte auf Durchschnittskosten basieren und gerundet sind. Für eine exaktere Berechnung Ihres individuellen Return Of Invest fordern Sie bitte bei Ihrem SAP-Partner ein Angebot an.
cks.DMS online testen
In unserem Online Tutorial leiten wir Sie Schritt für Schritt durch cks.DMS. Sie importieren und archivieren Dokumente live auf unserem Demo-Server, ganz ohne Software-Installation - einfach über Ihren Webbrowser.
Automatisierungen und zusätzliche Funktionen
Erfassen Sie eingehende Rechnungen automatisch
Mit cks.ADC können Sie aus Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen verschiedenster Formate ganz einfach per Knopfdruck fertig ausgefüllte SAP-Belege erzeugen und damit die Kosten in der Buchhaltung senken. Mehr erfahren >
Archivieren Sie Ihre SAP-Anhänge automatisiert revisionssicher
Dateien und Dokumente, die Sie als SAP-Anhang an Geschäftspartnern und SAP-Belegen anhängen, sind nicht revisionssicher archiviert. Mit cks.DMS können Sie diese SAP-Anhänge manuell ins digitale Archiv verschieben, Sie können aber auch die Archivierung regelmäßig und automatisiert mit cks.RUN revisionssicher archivieren.
Noch effizienter mit Erweiterungen für cks.DMS
Automatische Belegerfassung
Fertig ausgefüllte SAP-Belege per Knopfdruck erzeugen
- Entlasten Sie Ihre Buchhaltung durch die automatisierte Erfassung von Fremdbelegen
- Senken Sie die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Eingabe
- Lassen Sie sich Abweichungen zu Basisbelegen und Stammdaten direkt im SAP-Beleg anzeigen
Strukt. elektronische Rechnungen
Erzeugen und Verarbeiten von strukturierten elektronischen Rechnungen, Gutschriften, Voraus- und Anzahlungsrechnungen
- Erfüllen Sie die Formatanforderungen Ihrer Rechnungsempfänger wie z. B. von Behörden
- Entlasten Sie Ihre Buchhaltung, indem Sie selbst strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten
- Archivieren Sie strukturierte elektronische Rechnungen revisionssicher
Microsoft Outlook Add-in
E-Mails und Anhänge direkt aus Microsoft Outlook heraus in cks.DIGITAL 4.0 verschieben, Geschäftspartnern und SAP-Belegen zuordnen und archivieren
- Verschieben Sie E-Mails und Anhänge ohne Wechsel der Microsoft Outlook Benutzeroberfläche in Ihr Dokumentenmanagement-System
- Ordnen Sie E-Mails und Anhänge direkt einem Geschäftspartner oder SAP-Beleg in SAP Business One zu
- Erkennen Sie mit einem Blick bereits archivierte E-Mails in Microsoft Outlook
Ausführliche Live-Demo ansehen
Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise von cks.DMS live, beantworten direkt Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen individuelle Anwendungsmöglichkeiten. Dauer: ca. 60 Minuten.
In vier Schritten zur digitalen Archivierung mit cks.DMS
SAP Partner ansprechen
Die Umsetzung erfolgt grundsätzlich über Ihren SAP Partner. Er kennt Ihr SAP Business One am besten
Ziele definieren
Besprechen Sie, welche Anforderungen Sie haben und Automatisierungen Sie sich wünschen
Installieren und konfigurieren
Ihr SAP Partner wird die notwendigen Add-ons installieren, entsprechend Ihrer Ziele konfigurieren und Sie schulen
Produktivität steigern
Profitieren Sie von den vielen Vorteilen, die Sie durch digitale Archivierung mit cks.DMS erhalten.
