Ausgehende Rechnungen revisionssicher archivieren

Sind Ausgangsrechnungen in SAP Business One eigentlich revisionssicher archiviert?

Ja wie ist das denn nun mit den Ausgangsrechnungen? Wenn über SAP Business One erzeugte Dokumente wie Ausgangsrechnungen nicht ausgedruckt und abgeheftet werden, sind sie dann trotzdem elektronisch revisionssicher archiviert?

Achtung Spoileralarm: Sie sind es nicht!

Aber schauen wir uns das Ganze einmal genauer an. Wenn eine Ausgangsrechnung in SAP Business One hinzugefügt und verbucht ist, dann kann sie erstmal nicht mehr verändert werden. So weit so gut. Bei einer Überprüfung können die Rechnungsinformationen gesucht und eingesehen werden. Und auch das PDF-Dokument kann darüber jederzeit reproduziert werden.

Wo aber liegt jetzt das Problem?

Problematisch wird es, wenn sich die eigenen Stammdaten ändern. Ihr Unternehmen zieht um und in SAP Business One wird selbstverständlich die neue Anschrift hinterlegt. Der Name Ihres Unternehmens ändert sich? Auch hier werden in SAP Business One die Stammdaten aktualisiert und ggf. auch noch das Logo ausgetauscht.

Neu erstellte Rechnungen und Lieferscheine erscheinen jetzt mit neuer Anschrift und neuem Logo. Ältere Rechnungen allerdings jetzt auch, da die Stammdaten des eigenen Unternehmens nicht im SAP-Beleg abgelegt werden. Wird ein neuer Druckauftrag angestoßen, werden die Unternehmensangaben neu aus der Datenbank gezogen und benutzt.

Erst mit einem digitalen Archiv wie cks.DMS von ck.solution werden auch Ausgangsbelege revisionssicher über SAP Business One reproduzierbar. Dazu wird mit dem Erzeugen der allerersten Druckdatei eine PDF im Archiv abgelegt. Diese Datei kann jetzt zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder ausgedruckt werden, auch wenn sich die eigenen Stammdaten geändert haben. Werden Änderungen an dieser Datei vorgenommen, werden diese automatisch als zusätzliche Version im digitalen Archiv gespeichert.

Mehr zum Thema digitale Archivierung in SAP Business One finden Sie hier: