Dokumenten-Management
für SAP Business One

Schneller Zugriff auf Dokumente, Belege und Dateien - ortsunabhängig, abteilungsübergreifend, rechtssicher und automatisiert.

Dokumente automatisch erfassen und digital archivieren

Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Wirtschaftlichkeit von Unternehmen. Der Abbau manueller Schritte beschleunigt Prozesse und senkt gleichzeitig die Kosten. Mit cks.DIGITAL 4.0 steht Ihnen jetzt eine Plattform für SAP Business One zur Verfügung, mit der Sie alle dokumentenbasierten Workflows digitalisieren, verkürzen, optimieren und miteinander verknüpfen können. 

icon-kein-wechsel.pngKein Wechseln zwischen zwei Benutzeroberflächen

cks.DIGITAL 4.0 ist vollständig in die Benutzeroberfläche von SAP Business One integriert. 

Automatische Belegerfassung

cks.ADC
Automatische Belegerfassung

Entlasten Sie Ihre Buchhaltung durch die digitale Belegerfassung. Eingehende Belege wie Rechnungen und Lieferscheine etc. müssen nicht mehr zeitaufwändig - Artikel für Artikel - von Hand eingegeben werden. Der gesamte Beleg wird automatisch erkannt, verarbeitet und anschließend ein fertig ausgefüllter SAP-Beleg erzeugt.

Digitale Archivierung

cks.DMS
Digitale Archivierung

Bewahren Sie alle relevanten Dokumente, Dateien und E-Mails in elektronischer Form auf. Ausgangsbelege wie Lieferscheine und Rechnungen werden ebenfalls automatisch und unveränderlich archiviert. Greifen Sie von allen berechtigten Arbeitsplätzen auf das digitale Archiv zu und finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle mithilfe der Volltextsuche, über die SAP-Vorgänge oder über die Geschäftspartner.

Elektronische Rechnungen

cks.eINVOICE
Elektronische Rechnungen

Vereinfachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung von Rechnungen, Gutschriften sowie Voraus- und Anzahlungsrechnungen und tauschen Sie diese auf elektronischem Wege mit Lieferanten, Kunden und Behörden aus.

QR-Rechnungen

cks.SwissQR
QR-Rechnungen

Mit den neuen QR-Rechnungen soll die Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht und beschleunigt werden. Das funktioniert aber nur, wenn Ihr ERP auch in der Lage ist, den QR-Code auszulesen und zu verarbeiten. Für SAP Business One haben wir ein Add-on speziell für das neue Rechnungsformat der Schweiz entwickelt. Gleichzeitig verarbeitet es auch noch zuverlässig die bislang verwendeten ESR.

Fernzugriff

cks.WEB
Fernzugriff auf cks.DIGITAL 4.0

Ob über das Internet oder Intranet, mit cks.WEB erhalten Sie einen sicheren Zugang zu Ihrem cks.DMS Archiv in SAP Business One. Verwenden Sie die Volltextsuche oder greifen Sie direkt über die Geschäftspartner und SAP Geschäftsvorgänge auf Ihre archivierten Dokumente, Dateien und E-Mails zu.

Automatisierung

cks.RUN
Prozess-Automatisierung

Da die meisten Dokumente und Belege im Unternehmen immer gleichen Wegen folgen, ist hier ein hoher Grad an Automatisierung möglich. Besonders im digitalen Dokumenten-Management lassen sich viele Prozesse durch Automatisierung beschleunigen, wodurch Ihre Reaktionsgeschwindigkeit steigt. Gleichzeitig entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, die dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben gewinnen. Ein weiterer Vorteil der Prozessautomatisierung ist die Verlagerung von zeit- und / oder leistungsintensiven Prozessen in ungenutzte Zeiträume ausserhalb der Geschäftszeiten.

Live-Demo

Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise live, beantworten direkt Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen individuelle Anwendungsmöglichkeiten. Dauer: ca. 90 Minuten.
Vereinbaren Sie jetzt einen persönlichen Termin:

Eine Plattform für die digitale Transformation in SAP Business One

Mit cks.DIGITAL 4.0 haben wir ein vollständig in SAP Business One integriertes Basis-Add-on geschaffen, mit der Sie sämtliche Bereiche der dokumentenbasierten Workflows digitalisieren können. Als Basis-Add-on ist es die Schaltzentrale und verknüpft die einzelnen Disziplinen wie digitale Archivierung mit der automatischen Belegerfassung usw.

Arbeiten in der SAP Business One Oberfläche

cks.DIGITAL 4.0 ist vollständig in SAP Business One integriert. Alle Arbeiten können in der Oberfläche von SAP Business One durchgeführt werden. Sie müssen nicht mehr zwischen zwei verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln.

Automatisieren der Prozesse

Besonders in der Verarbeitung und der Übermittlung von Dokumenten und Belegen lassen sich viele Prozesse automatisiert und im Hintergrund durchführen. Aber auch die Prozess-Ansteuerung wie z. B. die Beleg-Übergabe zwischen den einzelnen Modulen ist möglich.

Modular und individuell konfigurierbar

Durch den modularen Aufbau lässt sich cks.DIGITAL 4.0 an jede Unternehmensstruktur flexibel anpassen. Sie benötigen nur die Module, die für Ihre Prozesse benötigt werden. Und wenn neue Anforderungen dazukommen, können die entsprechenden Module problemlos in die bestehende Umgebung eingebunden werden.

Workflow digital abbilden und beschleunigen

Mit dem SAP Business One Basis-Add-on cks.DIGITAL 4.0 führen wir alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse in einer zentralen Lösung zusammen. Die einzelnen Module können so miteinander verknüpft werden und jeden gewünschten Prozess vom Eingang bis zum Ausgang inkl. Archivierung durchführen.

Bestimmen Sie den Funktionsumfang Ihrer DMS-Lösung

Wir haben unser Dokumenten Management System für SAP Business One bewusst modular gehalten. So können Sie genau die Funktionen einsetzen, die Sie auch wirklich brauchen. Alle Module sind untereinander kompatibel und Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt Ihre DMS-Lösung erweitern.

Binden Sie weitere Anwendungen über API an

Verbinden Sie cks.DIGITAL 4.0 mit anderen Anwendungen und Software-Lösungen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden - innerhalb sowie ausserhalb von SAP Business One. Auf diese Weise lassen sich Dokumente in die DMS-Lösung bringen, verarbeiten und archivieren. Sie können aber auch auf bereits vorhandene Dokumente im elektronischen Archiv zurückgreifen. 

Die wichtigsten Schlüssel-Funktionen im Überblick

cks.ADC

Funktion cks.ADC
Physische und elektr. Formate ? Lesen Sie Papierbelege, PDF-Dateien und elektronische Rechnungen automatisch aus.
Erkennungsroutine Eingangsrechnungen ? Erfassen Sie Rechnungen automatisch.
Erkennungsroutine Wareneingänge ? Erfassen Sie Lieferscheinen automatisch.
Erkennungsroutine Zahlungsavise ? Erfassen Sie Zahlungsavise automatisch.
Erkennungsroutine Kundenaufträge? Erfassen Sie Kundenaufträge automatisch.
Kreditoren und Debitoren ermitteln? Ermittelt den jeweiligen Kreditoren oder Debitoren
SAP-Basisbeleg-Zuordnung? Prüfen, ob vorangegangene SAP-Belege bereits existieren und anschließend verknüpfen.
Ansprechen von Kostenstellen? Ansprechen von Kostenstellen, unabhängig der Sachkonten-Zuordnung
Überführen von einzelnen Positionen? Überführen von einzelnen Positionen aus SAP-Basisbeleg in Zielbeleg
Flexibel und anpassbar? Flexibel und anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen
Revisionssicher archivieren? Belege mit Kreditoren oder SAP-Geschäftsvorgängen verknüpfen und revisionssicher archivieren.
Artikel- und Servicebelege? Es können sowohl Artikel- als auch Servicebelege verarbeitet werden.
SAP-Artikelstammdaten erkennen? Erkennen und Abgleichen der Positionen auf dem Beleg mit den SAP-Artikelstammdaten.
Einzelne Positionen erfassen? Erfassen jeder einzelnen Position mit Menge und Betrag.
Abweichungen hervorheben? Abweichungen (Menge, Preis etc.) zum SAP-Basisbeleg werden hervorgehoben und können so vor dem Buchen kontrolliert und bearbeitet werden.
Zahlungsbedingungen erkennen? Erkennen und Verarbeiten von verschiedenen Zahlungsbedingungen.
Frachten überführen? Überführt Frachten in das SAP Business One Frachtmodul.
Sachkonten bei Servicezeilen? Wählt automatisch die Sachkonten bei Servicezeilen wie z. B. Handlingpauschale oder Zoll.
Neukalkulation des Stückpreises? Neukalkulation des Stückpreises bei Zu-/Abschlägen auf Positionen.
Outlook Add-in? Verarbeiten Sie Fremdbelege direkt aus Ihrem Outlook-Postfach heraus.
Individuelle Entwicklung? Passen Sie das cks.ADC an Ihre individuellen Anforderungen an.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

cks.DMS

Funktion Limited Professional
Volltextsuche ? Durchsuchen Sie Dokumente nach bestimmten Suchbegriffen und Textfragmenten.
SAP Geschäftsvorgänge? Verknüpfen Sie Dokumente direkt mit den SAP Geschäftsvorgängen.
Geparkte Belege ? Verknüpfen Sie Dokumente mit noch nicht gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsprozess.
Automatisierte Zuordnung ? Lassen Sie wiederkehrende Dokumente wie z. B. Auftragsbestätigungen automatisch per QR-Code zu den gebuchten SAP-Belegen sortieren.
GoBD-konform ? Archivieren Sie Ihre Dokumente, Belege und E-Mails revisionssicher.
Ausgangsbelege autom. revisionssicher archivieren ? Ausgangsbelege in SAP Business One sind nicht generell revisionssicher archiviert. cks.DMS erzeugt automatisch einen unveränderteren Beleg und legt diesen im Archiv ab.
Chargen- und Seriennummern ? Verknüpfen Sie Dokumente mit Chargen- und Seriennummern.
E-Mail-Archivierung ? Exportieren Sie E-Mails aus Ihrem E-Mail-Client und importieren Sie sie ins Archiv zur revisions- sicheren Aufbewahrung.
Outlook Add-in ? Verschieben Sie E-Mails direkt aus Outlook heraus ins Archiv.
Globale Archivordner ? Legen Sie sich verschiedene globale Ordner an und archivieren Sie dort Dokumente und Belege, die nicht einem SAP-Objekt zugeordnet werden können oder sollen.
Persönliches Posteingangsfach ? Verschieben Sie Dokumente und Belege innerhalb der SAP-Struktur zur Weiterbearbeitung in die entsprechenden Posteingangsfächer der Mitarbeiter.
Integration neu entwickelter Funktionen ? Erhalten Sie neu entwickelte Funktionen, die wir unserem cks.DMS hinzufügen, kostenfrei mit dem nächsten Update.
SAP-Anhänge revisionssicher archivieren ? Archivieren Sie auch die Anhänge rechtssicher, die Sie einem SAP-Beleg zugefügt haben. Entweder manuell oder automatisiert über cks.RUN.
ZUGFeRD 1.0 & 2.0 ? Senden und empfangen Sie ZUGFeRD-Rechnungen bis Format 2.0 und verarbeiten Sie diese automatisch.
API-Schnittstelle ? Binden Sie andere Anwendungen an Ihr elektronisches Archiv an.
Individuelle Entwicklung ? Passen Sie das cks.DMS an Ihre individuellen Anforderungen an.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

cks.eINVOICE

Funktion cks.eINVOICE
Erstellen von elektronischen Rechnungen ? Erzeugen und versenden Sie elektronische Rechnungen verschiedener Standard-Formate an Ihre Geschäftspartner.
Verarbeiten von elektronischen Rechnungen? Empfangen und verarbeiten Sie elektronische Rechnungen verschiedener Standard-Formate, die Sie von Ihren Geschäftspartnern erhalten.
Erstellen von elektronischen Gutschriften? Erzeugen und versenden Sie elektronische Gutschriften verschiedener Standard-Formate an Ihre Geschäftspartner.
Verarbeiten von elektronischen Gutschriften? Empfangen und verarbeiten Sie elektronische Gutschriften verschiedener Standard-Formate, die Sie von Ihren Geschäftspartnern erhalten.
Erstellen von Ausgangsvorausrechnung? Erzeugen und versenden Sie elektronische Ausgangsvorausrechnungen verschiedener Standard- Formate an Ihre Geschäftspartner.
Verarbeiten von Vorausanzahlungsrechnung? Empfangen und verarbeiten Sie elektronische Vorausanzahlungsrechnungen verschiedener Stan- dard-Formate, die Sie von Ihren Geschäftspartnern erhalten.
Format-Auswahl pro Geschäftspartner? Hinterlegen Sie zu jedem Geschäftspartner, in welchem Format Sie die Rechnungen und Gutschriften übermitteln möchten.
Individuelle Standard-Format-Anpassungen? Passen Sie Ihre Standard-Formate der individuellen Definition des Empfängers an und übermitteln Sie zusätzliche erforderliche Informationen.
Standard-Formate:
- ZUGFeRD 1.0 oder höher
- ZUGFeRD 2.0 oder höher
- ZUGFeRD 2.1.1 Factur-X oder höher
- ZUGFeRD 2.1.1 XRechnung 1.2.2 oder höher
- XRechnung 1.2.2 oder höher
- XRechnung 2.0 oder höher
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

cks.SwissQR

Funktion cks.SwissQR
Physische und elektr. Formate ? Lesen Sie Papierbelege, PDF-Dateien und elektronische Rechnungen automatisch aus.
Erkennungsroutine Eingangsrechnungen ? Erfassen Sie Rechnungen automatisch.
Kreditoren und Debitoren ermitteln ? Ermittelt den jeweiligen Kreditoren anhand der Codierzeile / QR-Code Informationen
SAP Basisbeleg Zuordnung ? Prüfen, ob vorangegangene SAP-Belege bereits existieren und anschließend verknüpfen.
Ansprechen von Kostenstellen ? Ansprechen von Kostenstellen, unabhängig der Sachkonten-Zuordnung
Überführen von einzelnen Positionen ? Überführen von einzelnen Positionen aus SAP-Basisbeleg in Zielbeleg.
Flexibel und anpassbar ? Flexibel und anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen.
Revisionssicher archivieren ? Belege mit Kreditoren oder SAP-Geschäftsvorgängen verknüpfen und revisionssicher archivieren.
Artikel- und Servicebelege ? Es können sowohl Artikel- als auch Servicebelege verarbeitet werden.
Outlook Add-in ? Verarbeiten Sie QR-Rechnungen direkt aus Ihrem Outlook-Postfach heraus.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

cks.WEB

Funktion cks.WEB
Archivzugriff über das Internet/Intranet ? Greifen Sie über einen normalen Webbrowser auf Ihr gesamtes Archiv zu.
Eingeschränkter Zugang für Geschäftspartner ? Gewähren Sie Geschäftspartnern Einsicht in sie betreffende archivierte Dokumente, Rechnungen, Lieferscheine usw.
Identische Zugriffsberechtigung SAP -> cks.WEB? Named User für cks.WEB erhalten automatisch die bereits in SAP hinterlegten Zugriffsberechtigungen.
Dokumente im Genehmigungsverfahren freigeben ? Geben Sie Dokumente innerhalb des SAP Genehmigungsprozesses von unterwegs aus frei.
Upload von Dokumenten ? Laden Sie Dokumente auch von unterwegs aus ins Archiv.
Zusätzliche Eingabe von Metadaten ? Erfassen Sie zu Dokumenten zusätzliche Informationen im Freitextfeld oder per Auswahl.
Integration eines SSL-Zertifikats ? Sichern Sie den Zugriff auf Ihr Archiv über das Internet per SSL-Zertifikat.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

cks.RUN

Funktion cks.RUN
Prozessautomatisierung für cks.DIGITAL 4.0? Steigert die Prozessgeschwindigkeit Ihres Dokumenten-Managements und entlastet gleichzeitig Ihre Mitarbeiter.
Effizientere Nutzung von Server-Leistungen? Verlagern Sie die Verarbeitung von größeren Datenmengen auf Zeitfenster außerhalb Ihrer üblichen Geschäftszeiten.
Import aus E-Mail-Postfächern? Eingehende E-Mails auf bestimmten Postfächern werden inkl. Anhang regelmäßig ins digitale Archiv cks.DMS verschoben.
Archivieren von ausgehenden E-Mails? In SAP Business One erzeugte E-Mails und deren Anhänge werden automatisch revisionssicher archiviert und hinter dem Geschäftspartner oder Vorgang abgelegt.
Ansteuerung der automatischen Belegerfassung? Importierte Lieferscheine, Rechnungen usw. können Sie sofort durch die automatische Belegerfassung von cks.ADC, cks.eINVOICE oder auch cks.SwissQR laufen lassen.
Versenden von Dateien und Belegen? Belege, wie z. B. Rechnungen, können täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt per E-Mail oder FTP-Upload an die Empfänger übermittelt werden. Gerne nach Büroschluss, wenn die IT-Infrastruktur im Unternehmen gerade nicht so beansprucht wird.
SAP-Anhänge revisionssicher archivieren? Im Tab „Anhänge“ verknüpfte Dateien werden regelmäßig ins digitale Archiv übertragen und revisionssicher aufbewahrt.
Autom. Nacharchivieren über CoreSuite Batchprint? Übernehmen Sie die Belege der letzten Jahre automatisiert in Ihr neues elektronisches Archiv, um diese auch revisionssicher zu archivieren.
Excel -> ZUGFeRD Prozesssteuerung? Verarbeiten Sie Ihre Excel-Tabellen automatisiert im Hintergrund.
Mandantenübergreifender Barcode Dispatcher? Lassen Sie Dokumente während des Import-Vorgangs anhand von Barcodes definierten Zielen zuordnen - mandantenübergreifend.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

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