Im letzten Artikel haben wir über unser Vorhaben berichtet, eine völlig neue und innovative Lösung zur automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP Business One zu realisieren. Dieses Projekt wird in Kooperation mit verschiedenen Partnern bearbeitet, welche ihre Kernkompetenzen beisteuern. In Teil 2 unserer Projektreise stellen wir Ihnen den Partner DMI etwas näher vor und erläutern seine Rolle im Vorhaben.
DMI ist Dienstleister für die Archivierung von Papierbelegen. In riesigen Lagerhallen werden die Unterlagen der Kunden verwahrt und rechtssicher vorgehalten. Mit dem Zeitalter der digitalen Kommunikation und beleglosen Prozessabläufe wurde der Bedarf schnell deutlich, neben einer Langzeitarchivierung der Unterlagen diese auch in digitaler Form verfügbar zu haben. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind offensichtlich. Ein Unternehmen hat jederzeit Zugriff auf sämtliche Informationen aus Dokumenten, welche selbst viele Jahre bis Jahrzehnte alt sind. Die digitalen Daten können direkt in Reports, Statistiken oder andere Untersuchungen einfließen und stehen jederzeit und überall zum Abruf bereit.
In unserem Projekt steuert DMI seine Kernkompetenz bei der digitalen Erfassung der Beleginhalte bei. Hierzu werden die Kundenstammdaten vorab an DMI übermittelt, um eine korrekte Zuordnung der Eingangsrechnungen in der digitalen Aufbereitung zu gewährleisten. DMI stellt Kunden ein Postfach zur Verfügung, welches als Rechnungsanschrift genutzt werden kann. Dort eingehende Rechnungen werden mehrmals täglich erfasst. Da in diesen riesigen Dimensionen von mehreren zehntausend Belegen pro Jahr der eine oder andere Beleg durchaus nicht korrekt digitalisiert werden kann, stellt geschultes Fachpersonal sicher, dass auch diese Ausreißer korrekt in den Datenbestand aufgenommen werden können.
Sind alles Dokumente digital erfasst und auch die inhaltliche Informatiosstruktur, z. B. Absender, Rechnungsnummer, Einzelpositionen, Gesamtsumme etc., korrekt erfasst, wird jeder Beleg als ZUGFeRD-Datei gespeichert. Anschließend werden diese Daten auf den Server des Kunden übertragen. CKS.DMS liest diese Daten automatisiert ein und stellt sie in SAP Business One zur Weiterverarbeitung bereit. Somit liegt bei Bedarf die Eingangsrechnung zur optischen Kontrolle im CKS.DMS vor. Zugleich können sämtliche inhaltlichen Informationen direkt im SAP Business ausgewertet und weiterverarbeitet werden.
Wir freuen uns über Ihr Interesse und die große Resonanz zum Projekt. Falls Sie Fragen haben oder uns direkt kontaktieren möchten, wenden Sie sich bitte an unser Team!
