Available-on-SAP-Store-Black-BG-Wallet.png

Saisie automatique des documents
pour SAP Business One

Reconnaître et saisir factures, bons de livraisons etc. en un clic.

Économisez du temps en saisissant automatiquement les documents entrants.

Soulagez votre comptabilité avec la saisie électronique automatique. Les documents entrants tels que factures, bons de livraisons etc. ne doivent plus être saisis mauellement, article par article. Le document est entièrement reconnu automatiquement, traité et transformé en un document SAP rempli.

Importer les documents

Vous avez reçu des bons de livraisons, factures, avis de paiement ou commandes par poste, sur papier. Scannez-les, tout simplement. Si votre document est déjà sous forme électronique vous pouvez facilement l'importer par le biais de votre boîte de réception. Vous pouvez également importer un document arrivé par mail directement d'Oultook.

Traiter les documents

Dans votre boîte de réception, directement dans SAP, vous trouvez tous les documents importés. Vous pouvez ensuite déterminer si vous voulez les saisir automatiquement. Vous n'avez plus qu'à dire de quel type de document il s'agit (bon de livraison, facture, avis de paiement ou commande client ou fournisseur) et à démarrer la routine de reconnaissance.

Imprimer les documents 

Lors de la reconnaissance, un document SAP est saisi automatiquement et rempli avec les valeurs correspondantes que vous avez jusqu'à présent saisi manuellement. Si un document SAP de base est trouvé, ce dernier est automatiquement relié et comparé. Les differences, par ex. de quantité ou de prix, sont mises en évidence et peuvent ainsi être directement contrôlées.

PRÉSENTATION EN LIGNE

Vous vous demander comment intégrer les possibilités offertes par cks.ADC à votre entreprise ? Nous vous montrons avec plaisir comment implémenter la saisie automatique des documents à vos processus. Prenez un rendez-vous individuel :

Cinq manières d'importer vos documents

Les documents tels que bons de lviraisons et factures peuvent entrer de cinq manières dans l'entreprise. Pour intégrer cks.ADC du mieux possible dans vos processus et traiter automatiquement tous les documents vous avez différentes méthodes. Et si une méthode devait manquer, signalez-le nous.

Scanner

Scannez tout simplement les documents que vous avez reçu sur papier. Le PDF créé vous est mis à disposition directement dans votre boîte de réception de cks.ADC.

Recherche de fichier

Si vos documents sont déjà au format PDF dans votre réseau ou sur un support de stockage vous pouvez les trouver comme d'habitude avec la recherche de fichier et le copier dans la boîte de réception.

Directement à partir d'Outlook

Beaucoup de factures sont envoyées par mail de nos jours. Déplacez-les directement d'Outlook à la boîte de réception.

Répertoire Windows

Vous pouvez enregistrer les documents entrants par ex. d'un autre programme dans un répertoire Windows. Ce dernier est relié à la boîte de réception de cks.ADC dans SAP Business One. Les fichiers qui y sont enregistrés sont directement redirigés.

Icon-automation.pngAutomatisez certains processus

Avec l'Add-on cks.RUN vous pouvez automatiser et accélérer beaucoup d'étapes. Vous pouvez importer des documents, les saisir et les traiter 24/24.

Saisissez différents formats

Même si à présent la plupart des entreprises utilisent un système de gestion, l'envoi de factures ne se fait pas toujours électroniquement. Peu importe la façon dont vous recevez les factures, vous pouvez les saisir automatiquement dans SAP Business One avec cks.ADC. Même les formats à venir seront implémentés en permanence.

Documents papier

Les bons de livraisons sont toujours sur papier. Ils sont la plupart du temps joints à la marchandise. Ces derniers peuvent simplement être scannés avec l'appareil de bureau, importés et saisis automatiquement pour terminer.

Fichiers PDF

Un format apprécié pour les factures : un fichier PDF envoyé par e-mail. Ce document peut être transmis pour la saisie automatique directement à partir d'Outlook, en tout confort.

Fichiers TIFF

La dématérialisation de documents se passe au format TIFF (sans perte de quaolité) dans certaines entreprises. Ces fichiers peuvent également être reconnus et traités avec cks.ADC.

Identifiez les différences avec le document de base en un coup d'œil

cks.ADC cherche le document de base SAP correspondant lors du traitement. Si un document de base est trouvé, il le compare directement avec le nouveau document. Les différences, telles que les quantités livrées ou également le prix, sont alors mises en évidence dans le nouveau document SAP et peuvent être identifiées et contrôlées rapidement. 

Traitez aussi bien les documents d'articles que de services

Lors du traitement automatique la différence est faite entre les documents d'articles et de services. Alors que les stocks sont adaptés pour les documents d'articles, les frais sont assignés aux comptes généraux pour les documents de services.

PRÉSENTATION EN LIGNE

Vous vous demander comment intégrer les possibilités offertes par cks.ADC à votre entreprise ? Nous vous montrons avec plaisir comment implémenter la saisie automatique des documents à vos processus. Prenez un rendez-vous individuel :

Les fonctions les plus importantes en un clin d'œil

Fonction cks.ADC
Papier et formats numériques ? Lecture automatique des documents papier, fichiers PDF et factures électroniques.
Routine de reconnaissance pour les factures fournisseurs ? Saisie automatique des factures.
Routine de reconnaissance pour les entrées de marchandises? Saisie automatique des bons de livraisons.
Routine de reconnaissance pour les avis de paiement ? Saisie automatique des avis de paiement.
Routine de reconnaissance pour les commandes clients? Saisie automatique des commandes clients.
Reconnaissance du débiteur ou créditeur? Reconnaissance du créditeur ou débiteur correspondant.
Affectation à un document de base SAP? Vérification de l'existence d'un document SAP de base et liaison si cela est le cas.
Assignation aux centres de coûts? Assignation aux centres de coûts, indépendamment des comptes généraux.
Transfert de chaque posistion? Transfert de chaque position du document de base SAP au document suivant.
Flexible et personnalisable? Flexible et personnalisable selon les besoins particuliers de l’entreprise.
Archivage conforme aux standards de révision ? Liaison des documents à des créditeurs ou documents SAP et archivge selon les standards de révision.
Documents articles et de service? Traitement des documents articles aussi bien que des documents de service.
Reconnaissance des données de base articles? Reconnaisssance et comparaison des positions du document avec les données de base article SAP.
Saisir chaque position? Saisie de chaque position avec quantité et prix.
Marquer les différences? Mise en évidence des différences (quantité, prix, etc.) par rapport au document SAP de base permettant un contrôle et une correction rapide avant l’enregistrement.
Reconnaître les conditions de paiement? Reconnaissance et traitement des différentes conditions de paiement.
Transférer les frais de transport? Transfert des frais de transport dans le module de fret de SAP Business One.
Comptes généraux pour les positions de service? Assignation automatique aux comptes généraux pour les positions de service telles que par ex. les frais de traitement ou de douane.
Recalcul du prix à la pièce? Recalcul du prix à la pièce en cas de supplément/remise sur la position.
Add-in Outlook? Traitement des documents externes directement à partir de votre boîte de réception Outlook.
Programmation individuelleProgrammation individuelle? Adaptation de cks.ADC à vos besoins individuels.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

Discuter des possibilités avec un partenaire SAP

Vous souhaitez en savoir plus sur cks.ACD ou voulez faire part de vos besoins personnels ? Prenez simplement contact avec votre partenaire SAP ou contactez un de nos partenaires pour l'intégration :

Découvrir en direct d'autres fonctions de cks.ADC

Lors de notre présentation en ligne nous vous montrons encore plus de fonctions dont vous disposerez avec cks.ADC. Inscrivez-vous pour le prochain rendez-vous :
 

PRÉSENTATION EN LIGNE

Vous vous demander comment intégrer les possibilités offertes par cks.ADC à votre entreprise ? Nous vous montrons avec plaisir comment implémenter la saisie automatique des documents à vos processus. Prenez un rendez-vous individuel :

FAQ
Foire aux questions

Est-il possible d'entraîner le système pour de nouveaux documents ?

Nouveau fournisseur, nouveau document et un processus d'entraînement des plus simples. Si les collègues de la comptabilité peuvent entraîner eux-mêmes le système sans l'aide d'un programmeur en seulement 60 secondes, nous pouvons alors vraiment parler d'un processus d'entraînement simple. Vous trouvez des informations sur la façon d'entraîner le système à de nouveaux documents dans le manuel utilisateur.

Quel est le taux de reconnaissance ?

En général, 80-90 % des documents sont reconnus, traités et assignés sans erreur après 3 jours de configuration par type de document. Ce taux de reconnaissance est suffisant dans la plupart des cas pour avoir une saisie efficace des documents. Si vous voulez un taux plus élevé ce n'est pas un problème non plus. 99 % peut être atteint, cependant avec un travail de configuration qui n'est éventuellemen plus rentable. Nous conseillons toujours de vérifier la rentabilité d'un tel travail.

Combien de temps dois-je prévoir pour l'installation ?

Une planification consciencieuse est nécessaire pour implémenter une reconnaissance automatique de documents. Avant la configuration nous définissons un cahier des charges avec vous et votre partenaire SAP. Le temps nécessaire pour l'installation et la configuration est d'environ une semaine dans la plupart des cas.

Vous avez d'autres questions?

Envoyez-les nous en utilisant notre formulaire de contact ou appelez-nous.