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Archivage numérique
pour SAP Business One

Archivage sécurisé de documents, e-mails et fichiers.

Archivez documents, e-mails et fichiers électroniquement

Conservez tous les documents, fichiers et e-mails importants sous forme numérique. Les documents sortants tels que les bons de livraisons et factures par exemple sont également archivés automatiquement et ce inaltérablement. Ayez accès à toute l'archive numérique de n'importe quel poste autorisé et trouvez chaque document en quelques secondes grâce à la recherche de texte intégral, que ce soit dans les processus SAP ou les partenaires.

no-switch-between-applications.pngPAS DE CHANGEMENT DE PROGRAMME

cks.DMS est entièrement intégré dans l'interface de SAP Business One

Archivage journalisé...

Si les documents archivés sont modifiés une nouvelle version est alors créée et archivée. Une liste vous montre ensuite toutes les versions et vous pouvez à tout moment consulter les anciennes versions.

... même des documents sortants !

Créez vos bons de livraisons et factures comme d'habitude dans SAP Business One. Au moment de l'impression et de l'enregistrement le document est automatiquement archivé et relié à la transaction. Ici aussi une nouvelle révision est enregistrée à chaque changement.

Automatisez vos processus

Une confirmation de commande signée mène toujours à une livraison client ? Pourquoi ne pas créer directement la transaction au moment de l'assignation de l'archive dans SAP ? Cette automatisation et d'autres encore sont possibles avec cks.DMS.

DÉMO EN DIRECT

Nous vous montrons les fonctionalités live, répondons à vos questions et pouvons parler de vos besoins particuliers. Durée : env. 60 minutes.
Prenez un rendez-vous individuel maintenant:

Donnez accès aux documents à toute l'entreprise.

Un des plus importants avantage de l'archivage numérique est la disponibilité des documents au sein de toute l'entreprise. Peu importe si les documents sont au bureau ou sur un autre continent. L'accès se fait directement par SAP Business One conformément aux autorisations définies. 

Par le biais d'une boîte de réception personnelle

Chaque employé a sa boîte de réception personnelle par le biais de laquelle les documents peuvent être importés dans SAP Business One. Vous pouvez les télécharger soit dans cette boîte de réception personnelle, soit dans d'autres boîtes de réception ou à partir d'une boîte de réception globale. L'affectation et l'échange entre employés se passent ainsi également dans l'interface SAP Business One.

Par le biais des transactions SAP dans vos processus

Documents, fichiers et e-mails peuvent être archivés directement derrière la transaction SAP. Tout utilisateur participant à cette transaction et en ayant l'autorisation peut voir les documents archivés, les modifier et en rajouter.

Avec le processus d'approbation simplifié

Dans beaucoup de cas, un simple contrôle du document suffit pour l'autoriser. Pour cela il suffit de déplacer le document dans la boîte de réception de l'employé concerné en lui demander de l'approuver. Ce dernier peut alors voir le document et l'autoriser avec une notice ou un tampon. Une nouvelle révision du document est bien entendu enregistrée et renvoyée à l'employé initial.

Avec le processus d'approbation SAP

Avec cks.DMS vous pouvez intégrer les documents directement au processus d'approbation SAP. La personne recevant la demande d'autorisation peut ainsi voir le document dans sa forme numérique et le comparer au document SAP correspondant. 

lock.pngToujours conformément aux autorisations SAP

cks.DMS utilise les autorisations SAP de façon à n'autoriser que certains employés à voir et modifier les documents.

Trouvez les documents en quelques secondes

L'archivage électronique offre l'avantage d'une mise à disposition rapide des documents archivés. Les informations peuvent être cherchées, trouvées et utilisées en quelques instants, sans quitter son poste. 

Recherche de texte intégral

Vous pouvez trouver les documents archivés de différentes façons. Tous les documents archivés sont automatiquement dotés de mots clés grâce à un logiciel OCR. Vous pouvez trouver les documents en quelques secondes avec la recherche de texte intégral. Avec des caractères génériques (Wildcards) et opérateurs tels que AND et OR vous pouvez affiner la recherche. 

Directement dans les transactions SAP

La plupart des documents archivés ont un rapport avec des transactions SAP ou des partenaires. Avec un simple clic droit vous pouvez voir l'archive de chaque transaction ou celle concernant le partenaire. Vous avez ainsi une vue d'ensemble sur tous les documents importants.

Archiver les e-mails directement à partir d'Outlook

Archivez la correspondance avec les partenaires et clients directement à partir d'Outlook et reliez les e-mails archivés avec les données de bases des débiteurs ou créditeurs dans SAP. Ou bien avec la transaction SAP. Vous avez ainsi directement accès aux e-mails importants et à leurs pièces jointes. Ces dernières sont également directement archivées.

Screenshot cks.DMS Outlook Add-on

Reliez votre archive à d'autres programmes 

Vous pouvez également relier votre archive numérique à d'autres programmes ou Add-Ons SAP par l'intermédiaire d'une interface API WEB. Vos documents CAD peuvent ainsi par exemple être directement archivés derrière une commande client ou à l'inverse d'autres programmes peuvent avoir accès aux documents archivés.

Screenshot cks.API - Definition

Archivez des documents derrière des numéros de lot ou de série SAP

Reliez les documents importants par ex. pour le contrôle qualité, avec des numéros de lots ou de série de votre production ou avec les livraisons de marchandises. Cela signifie que les documents peuvent être trouvés rapidement et sont archivés conformément aux standards de révision.

Screenshot cks.DMS bei Chargen- und Seriennummern

Reliez les documents entrants directement aux transactions SAP

Un code barres / QR vous permet de relier les documents automatiquement aux transactions SAP. Les documents qui reviennent, comme les confirmations de commande par ex. sont dotés d'un code QR dès leur première émission. Si les documents n'ont pas encore de transaction dans SAP, cette dernière doit alors être saisie et lors de l'enregistrement, une étiquette avec un code QR est imprimée. En scannant le document pour l'intégrer à l'archive électronique ce dernier est identifié grâce au code QR collé et relié directement à la transaction SAP correspondante.

PRÉSENTATION EN LIGNE

Vous vous demandez comment intégrer les possibilités offertes par cks.DMS à votre entreprise ? Nous vous montrons avec plaisir comment implémenter l'archivage numérique à vos processus. Prenez un rendez-vous individuel.

Les fonctions les plus importantes en un clin d'œil

Fonction Limitée Professionnelle
Recherche intégrale ? Recherche de documents à l’aide de mots clés ou de passages de texte.
Processus SAP ? Assignation de documents directement au document SAP.
Documents préenregistrés ? Assignation des documents à des documents SAP qui ne sont pas encore enregistrés comme par ex. dans le cadre d’un processus d’approbation.
Classification automatisée ? Les documents renvoyés tels que les confirmations de commande par ex. peuvent être archivés automatiquement derrière le document SAP grâce à un code QR.
Archivage conforme aux standards de révision ? Archivage de vos documents, formulaires et e-mails conformément aux standards de révision.
Archivage automatique sécurisé des documents sortants ? Les documents sortants ne sont pas archivés selon les standards de révision dans SAP Business One. cks.DMS crée automatiquement une nouvelle version non-modifiable et l’archive.
Numéro de lot et de série ? Assignation de documents aux numéros de lots et de séries.
Archivage d'e-mails ? Export des e-mails de votre client de messagerie et import dans l’archive pour les conserver conformément aux standards.
Dossier d'archive global ? Installation de différents dossiers et archivage des documents qui ne sont pas assignables ou ne doivent pas être assignés à un objet SAP dans ces dossiers.
Boîte de réception personnelle ? Déplacement des documents et formulaires dans la boîte de réception de l’employé responsable au sein de SAP pour qu’il les traite.
Intégration de nouvelles fonctions ? Mise à disposition gratuite de nouvelles fonctions rajoutées à notre cks.DMS gratuitement avec la prochaine mise à jour.
Archivage sécurisé des pièces jointes SAP ? Archivage des pièces jointes SAP enregistrées derrière un document SAP conformément aux standards de révision, manuellement ou automatiquement avec cks.RUN.
ZUGFeRD 1.0 & 2.0 ? Envoi et réception de factures ZUGFeRD jusqu’au format 2. et traitement automatique.
Interface API ? Utilisez l’archive avec d’autres Add-Ons SAP.
Add-in Outlook ? Déplacement des e-mails directement à partir d’Outlook dans l’archive.
Programmation individuelle ? Adaptation de cks.DMS à vos besoins particuliers.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

Discuter des possibilités avec un partenaire SAP

Vous souhaitez en savoir plus sur cks.DSM ou voulez faire part de vos besoins personnels ? Prenez simplement contact avec votre partenaire SAP ou contactez un de nos partenaires pour l'intégration :

Découvrir en direct d'autres fonctions de cks.DMS

Lors de notre présentation en ligne nous vous montrons encore plus de fonctions dont vous disposerez avec cks.DMS. Inscrivez-vous pour le prochain rendez-vous:

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FAQ
Foire aux questions

Où sont enregistrées les données ?

La question du lieu de stockage a beaucoup à faire avec les coûts et la sécurité. Selon vos exigences personnelles vous pouvez donc choisir entre trois possibilités :

  • Directement dans la base de données SAP
  • Dans une base de données séparée mais sur le même serveur, dans le même nuage
  • Dans une base de données séparée sur un autre serveur / dans un autre nuage
Les données déjà archivées peuvent-elles être transférées ?

En principe un transfert des données n'est pas un problème. Cela vaut pour d'autres archives numériques reliées à SAP mais également pour d'autres programmes de gestion. Pour être sûr que les données puissent être reprises dans votre cas et dans quelle mesure il est nécessaire de vérifier les données et leurs caractéristiques. Il est ensuite possible d'écrire une conversion.

L'archive de cks.DMS est-elle sécurisée ?

Chaque entreprise a l'obligation d'avoir une documentation procédurale - que l'archive soit numérique ou analogue dans des classeurs. Le processus doit pouvoir être contrôlable par un tiers à tout moment. Ce tiers doit donc pouvoir voir la façon dont votre entrepirse archive certains documents ; étape par étape. Mettre en place une telle documentation est un jeu d'enfant avec cks.DMS.

Vous avez d'autres questions?

Envoyez-les nous en utilisant notre formulaire de contact ou appelez-nous.