Gestion de documents
pour SAP Business One

Accès rapide aux documents et fichiers - en tout lieu, interdépartementalement, en tout sécurité juridique et automatiquement.

Saisir les documents automatiquement et les archiver numériquement

La numérisation et l'automatisation de processus sont des étapes importantes pour la rentabilité des entreprises. Supprimer le travail manuel accélère les processus et réduit les coûts en même temps. Avec cks.DIGITAL 4.0 vous avez une plateforme pour SAP Business One avec laquelle vous pouvez numériser, accélérer, optimiser et relier tous les processus basés sur des documents. 

Pas de changements entre deux interfaces utilisateurs

cks.DIGITAL 4.0 est entièrement intégré dans l'interface SAP Business One.. 

Saisie automatique de documents

cks.ADC
Saisie automatique de documents

Soulagez votre comptabilité avec la saisie électronique automatique. Les documents entrants tels que factures, bons de livraisons etc. ne doivent plus être saisis mauellement, article par article. Le document est entièrement reconnu automatiquement, traité et transformé en un document SAP rempli.

Archivage numérique

cks.DMS
Archivage numérique

Conservez tous les documents, fichiers et e-mails importants sous forme numérique. Les documents sortants tels que les bons de livraisons et factures par exemple sont également archivés automatiquement et ce inaltérablement. Ayez accès à toute l'archive numérique de n'importe quel poste autorisé et trouvez chaque document en quelques secondes grâce à la recherche de texte intégral, que ce soit dans les processus SAP ou les partenaires.

Factures électroniques

cks.eINVOICE
Factures électroniques

Simplifiez et accélérez le traitement de factures, notes de crédits, factures d'acompte et de prépaiement et partagez-les électroniquement avec vos fournisseurs, clients et les administrations.

Factures QR

cks.SwissQR
Factures QR

Avec les nouvelles factures QR, le traitement des factures doit être simplifié et accéléré. Mais cela ne fonctionne que si votre ERP est également capable de lire et de traiter le code QR. Pour SAP Business One, nous avons développé un add-on spécifique pour le nouveau format de facture suisse. Il traite en même temps également de manière fiable l'ESR utilisé jusqu'à présent.

Accès à distance

cks.WEB
Accès à distance à cks.DIGITAL 4.0

Que ce soit par Internet ou l'intranet, cks.WEB vous donne un accès sécurisé à votre archive cks.DMS dans SAP Business One. Utilisez la recherche intégrale ou accédez aux documents, fichiers et e-mails archivés par le biais du partenaire ou du documents SAP. 

Automatisation

cks.RUN
Automatisation des processus

Beaucoup de documents suivent toujours le même parcours au sein de l'entreprise. Un haut degré d'automatisation est alors possible. Beaucoup de processus peuvent être accélérés grâce à l'automatisation, en particulier dans le domaine de la gestion de documents électroniques, ce qui améliore églement votre réactivité. En même temps vous délestez vos employés qui ont alors plus de temps pour réaliser d'autres tâches. Un autre avantage de l'automatisation de processus est l'exécution de ceux prenant beaucoup de temps ou de capacité en dehors des heures de travail normales.

Présentation en ligne

Nous vous montrons les fonctions en direct, répondons à vos questions et discutons ensemble des changements individuels nécessaires. Durée : env. 90 minutes.
Prenez un  rendez-vous individuel :

Une plateforme pour la dématérialisation dans SAP Business One

Avec cks.DIGITAL nous avons créé un Add-On de base entièrement intégré à SAP Business One avec lequel vous pouvez numériser tous les flux basés sur des documents dans tous les domaines. En tant qu'Add-On de base il est le poste de commande et relie différentes disciplines entre elles comme par exemple l'archivage numérique avec la saisie automatique de documents etc.

Travaillez dans l'interface utilisateur de SAP Business One

cks.DIGITAL 4.0 est entièrement intégré à SAP Business One. Toutes les taches peuvent être effectuées dans l'interface de SAP Business One. Vous n'avez plus besoin de changez sans arrêt de programme.

Automatisation des processus

Beaucoup de processus peuvent être automatisés et effectués en arrière-plan lorsqu'il s'agit du transfert der documents. Le lancement de processus tel que par ex. le transfert de documents entre deux modules est également possible.

Configuration modulaire et individuelle

Grâce au système modulaire, cks.DIGITAL 4.0 s'adapte à toutes les structures. Vous ne prenez que les modules dont vous avez besoin pour vos processus. Et si vos besoins changent, vous pouvez sans problème intégrer un nouveau module à votre environnement.

Numérisation et accélération des flux

L'Add-On DIGITAL 4.0 pour SAP Business One rassemble différents flux basés sur des documents dans une solution. Les différents modules peuvent être reliés les uns aux autres et chaque processus peut y être intégré de A à Z, archivage inclus.

Décidez vous-mêmes des fonctionnalités de votre logiciel de GED

Notre système de gestion de documents pour SAP Business One est modulaire. Vous pouvez ainsi n'intégrer que les fonctions dont vous avez vraiment besoin. Tous les modules sont compatibles entre eux et vous pouvez compléter votre solutions de GED à tout moment.

Connectez des solutions externes avec un API

Reliez cks.DIGITAL 4.0 avec d'autres programmes et solutions que vous utilisez dans votre entreprise, que ce soit dans SAP Business One ou pas. Vous pouvez ainsi importer des documents, les traiter et archiver dans le logiciel de GED. Vous pouvez également voir les documents déjà enregistrés dans l'archive numérique.

Les fonctions les plus importantes en un clin d'œil

cks.ADC

Fonction cks.ADC
Papier et formats numériques ? Lecture automatique des documents papier, fichiers PDF et factures électroniques.
Routine de reconnaissance pour les factures fournisseurs ? Saisie automatique des factures.
Routine de reconnaissance pour les entrées de marchandises? Saisie automatique des bons de livraisons.
Routine de reconnaissance pour les avis de paiement ? Saisie automatique des avis de paiement.
Routine de reconnaissance pour les commandes clients? Saisie automatique des commandes clients.
Reconnaissance du débiteur ou créditeur? Reconnaissance du créditeur ou débiteur correspondant.
Affectation à un document de base SAP? Vérification de l'existence d'un document SAP de base et liaison si cela est le cas.
Assignation aux centres de coûts? Assignation aux centres de coûts, indépendamment des comptes généraux.
Transfert de chaque posistion? Transfert de chaque position du document de base SAP au document suivant.
Flexible et personnalisable? Flexible et personnalisable selon les besoins particuliers de l’entreprise.
Archivage conforme aux standards de révision ? Liaison des documents à des créditeurs ou documents SAP et archivge selon les standards de révision.
Documents articles et de service? Traitement des documents articles aussi bien que des documents de service.
Reconnaissance des données de base articles? Reconnaisssance et comparaison des positions du document avec les données de base article SAP.
Saisir chaque position? Saisie de chaque position avec quantité et prix.
Marquer les différences? Mise en évidence des différences (quantité, prix, etc.) par rapport au document SAP de base permettant un contrôle et une correction rapide avant l’enregistrement.
Reconnaître les conditions de paiement? Reconnaissance et traitement des différentes conditions de paiement.
Transférer les frais de transport? Transfert des frais de transport dans le module de fret de SAP Business One.
Comptes généraux pour les positions de service? Assignation automatique aux comptes généraux pour les positions de service telles que par ex. les frais de traitement ou de douane.
Recalcul du prix à la pièce? Recalcul du prix à la pièce en cas de supplément/remise sur la position.
Add-in Outlook? Traitement des documents externes directement à partir de votre boîte de réception Outlook.
Programmation individuelleProgrammation individuelle? Adaptation de cks.ADC à vos besoins individuels.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

cks.DMS

Fonction Limitée Professionnelle
Recherche intégrale ? Recherche de documents à l’aide de mots clés ou de passages de texte.
Processus SAP ? Assignation de documents directement au document SAP.
Documents préenregistrés ? Assignation des documents à des documents SAP qui ne sont pas encore enregistrés comme par ex. dans le cadre d’un processus d’approbation.
Classification automatisée ? Les documents renvoyés tels que les confirmations de commande par ex. peuvent être archivés automatiquement derrière le document SAP grâce à un code QR.
Archivage conforme aux standards de révision ? Archivage de vos documents, formulaires et e-mails conformément aux standards de révision.
Archivage automatique sécurisé des documents sortants ? Les documents sortants ne sont pas archivés selon les standards de révision dans SAP Business One. cks.DMS crée automatiquement une nouvelle version non-modifiable et l’archive.
Numéro de lot et de série ? Assignation de documents aux numéros de lots et de séries.
Archivage d'e-mails ? Export des e-mails de votre client de messagerie et import dans l’archive pour les conserver conformément aux standards.
Add-in Outlook ? Déplacement des e-mails directement à partir d’Outlook dans l’archive.
Dossier d'archive global ? Installation de différents dossiers et archivage des documents qui ne sont pas assignables ou ne doivent pas être assignés à un objet SAP dans ces dossiers.
Boîte de réception personnelle ? Déplacement des documents et formulaires dans la boîte de réception de l’employé responsable au sein de SAP pour qu’il les traite.
Intégration de nouvelles fonctions ? Mise à disposition gratuite de nouvelles fonctions rajoutées à notre cks.DMS gratuitement avec la prochaine mise à jour.
Archivage sécurisé des pièces jointes SAP ? Archivage des pièces jointes SAP enregistrées derrière un document SAP conformément aux standards de révision, manuellement ou automatiquement avec cks.RUN.
ZUGFeRD 1.0 & 2.0 ? Envoi et réception de factures ZUGFeRD jusqu’au format 2. et traitement automatique.
Interface API ? Utilisez l’archive avec d’autres Add-Ons SAP.
Programmation individuelle ? Adaptation de cks.DMS à vos besoins particuliers.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

cks.eINVOICE

Fonction cks.eINVOICE
Édition de factures électroniques ? Éditez et envoyez des factures électroniques à vos clients en différents formats standards.
Traitement de factures électroniques? Recevez et traitez les factures électroniques de vos fournisseurs en différents formats standards
Édition de notes de crédit électroniques? Éditez et envoyez des notes de crédit électroniques à vos clients en différents formats standards.
Traitement de notes de crédit électroniques? Recevez et traitez des notes de crédit de vos fournisseurs en différents formats standards.
Édition de factures de prépaiement électroniques? Éditez et envoyez des factures de prépaiement électroniques à vos clients en différents formats.
Traitement de factures de prépaiement électroniques? Recevez et traitez des factures de prépaiement électroniques de vos fournisseurs en différents formats.
Choix du format par partenaire? Définissez par partenaire le format voulu pour le transfert de factures et notes de crédit.
Programmation individuelle? Adaptez vos formats standards aux besoins spécifiques du receveur et transmettez les informations supplémentaires nécessaires.
Formats standards :
- ZUGFeRD 1.0 ou plus
- ZUGFeRD 2.0 ou plus
- ZUGFeRD 2.1.1 Factur-X ou plus
- ZUGFeRD 2.1.1 XRechnung 1.2.2 ou plus
- XRechnung 1.2.2 ou plus
- XRechnung 2.0 ou plus
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

cks.SwissQR

Fonctions cks.SwissQR
Formats physiques et électroniques ? Capturez automatiquement les documents papiers, fichiers PDF et autres factures électroniques.
Routine de reconnaissance des factures fournisseurs ? Saisissez les factures fournisseurs automatiquement.
Identification des créditeurs et débiteurs ? Identifie le créditeur correspondant avec les informations de la ligne de codage / du code QR.
Rattachement au document de base ? Vérifie si un document de base SAP existe et le rattache.
Enregistrement sur les centres de coûts ? Enregistrement sur des centres de coûts, indépendamment des comptes.
Transfert de chaque position ? Chaque position du document de base est transférée dans le document cible.
Flexible et adaptable ? Flexible et adaptable aux particularités de votre entreprise.
Archivage selon les standards de révision ? Rattacher les documents à des créditeurs ou transactions SAP et archiver conformément aux standards de révision.
Factures d'articles et de services ? Les factures d'articles peuvent aussi bien être traitées que les factures de service.
Add-in Outlook ? Traitez les factures QR directement à partir de votre boîte de réception Outlook.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

cks.WEB

Fonctions cks.WEB
Accès à l'archive par Internet / l'intranet ? Accédez à votre archive complète avec un butineur standard.
Accès limité pour les partenaires ? Donnez aux partenaires un accès à leurs documents, factures, bons de livraison etc.
Autorisations identiques SAP -> cks.WEB? Les utilisateurs licenciés pour SAP ont automatiquement les mêmes autorisations dans cks.WEB que celles définies dans SAP.
Autoriser les documents dans le processus d'approbation ? Autorisez des documents en déplacement dans le cadre du processus d'approbation SAP.
Téléchargement de documents ? Télécharger des documents dans l'archive lors de vos déplacements.
Saisie de données complémentaires ? Saisissez des informations complémentaires dans un champ dédié ou en utilisant une liste déroulante.
Intégration d'un certificat SSL ? Sécurisez l'accès à votre archive par Internet avec un certificat SSL.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

cks.RUN

Fonction cks.RUN
Automatisation des processus pour cks.DIGITAL 4.0? Accélère les processus de votre gestion de documents électroniques et déleste vos employés.
Utilisation plus efficiente des performances du serveur? Programmez le traitement de volumes de données importants en dehors de vos heures de travail normales.
Import à partir de boîtes de réceptions d'e-mails? Les e-mails et leurs pièces jointes envoyés à une adresse prédéfinie sont importés régulièrement dans l'archive numérique cks.DMS.
Archivage des e-mails envoyés? Les e-mails et leurs pièces jointes envoyés à partir de SAP Business One In SAP Business One sont archivés automatiquement derrière le partenaire ou la transaction, conformément aux standards de révision.
Lancement de la saisie automatique de documents? Vous pouvez lancer la saisie de bons de livraisons, factures, etc. importés par cks.ADC, cks.eINVOICE ou cks.SwissQR automatiquement.
Envoi de fichiers, documents? Les documents, tels que par ex. les factures, peuvent être quotidiennement envoyés à un moment déterminé par e-mail ou téléchargement FTP. Et cela par exemple hors des heures de travail, lorsque votre infrastructure a toute sa capacité.
Archivage selon les standards de révision des pièces jointes SAP? Transfert régulier des fichiers reliés de l'onglet "pièces jointes" dans l'archive numérique en respect des standards de révision.
Archivage ultérieur avec le Batchprint de CoreSuite? Transférez automatiquement les documents des dernières années dans votre nouvelle archive numérique conformément aux lois et normes de révision.
Excel -> Gestion des processus ZUGFeRD? Traitez automatiquement vos fichiers excel en arrière-plan.
Répartiteur de codes barres pour tous les mandants? Assignez automatiquement les documents à des objets prédéfinis lors de l'import - dans tous les mandants.
incl. avec la licence |  optionnel |  excl. avec la licence

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