Gestion de documents
Archivage conforme à l'audit directement dans SAP Business One
Conserver tous les documents et courriels pertinents sur le plan fiscal sous forme électronique et conformément aux normes VOI. Vos documents sortants SAP sont également archivés automatiquement et sont immuables. Et vous pouvez trouver chaque document en quelques secondes en utilisant la recherche en texte intégral ou les documents SAP liés.
Archiver les documents
Les documents peuvent être importés dans l’archive de différentes manières. Les documents papier peuvent être ajoutés directement avec un scanner, les fichiers électroniques peuvent être sauvegardés dans un répertoire Windows spécifique, et vous pouvez accéder aux documents via la commande habituelle «Open file».
Récupérer les documents
Les documents sont sauvegardés et archivés dans leur propre base de données. Vous pouvez lier des documents à des transactions commerciales pertinentes ou à des créanciers/débiteurs, puis les récupérer via un lien direct. Vous pouvez également utiliser la recherche de texte complet pour rechercher des termes spécifiques.
Reproduire les documents
Les révisions et les nouvelles versions sont effectuées automatiquement dès qu'une modification est apportée à un document. Cela signifie que les documents peuvent être reproduits à tout moment - de l'original inchangé jusqu'au moment de la dernière modification.
Processus d'approbation
Archivage des révisions des ébauches de documents
Les employés peuvent accéder aux documents qui sont nécessaires pendant le déroulement spécifique du travail de votre entreprise avant l’affichage à partir de leur boîte de réception personnelle. Par exemple, une facture numérisée peut être liée au document SAP et envoyée pour approbation. Sans que personne n’ait besoin de voir le document original sur papier, il peut alors être consulté et approuvé pour l’affichage ou une note peut y être ajoutée. Dans ce scénario, une nouvelle révision sera également archivée automatiquement.
Archiver le document
Ajouter une version numérique d'un document au projet de document SAP.
Document à transmettre
Envoyez un document à la boîte de réception d’un collègue conformément au flux de travail de votre entreprise.
Vérifier le document
Ouvrez simplement le document parqué et visualisez le document associé.
Validation du document
Vous pouvez valider le document pour le poster ou le renvoyer pour correction. Une révision est automatiquement archivée.
Pratique
Archivez les e-mails depuis Outlook
Archivez la correspondance avec vos partenaires commerciaux et clients à partir d’Outlook et associez les e-mails archivés aux données de base SAP pour le fournisseur ou le débiteur. Ou l’associer directement à la transaction commerciale SAP. Vous pouvez donc voir tous les e-mails pertinents et les pièces jointes qui sont archivés à côté d’eux.
Automatique
Archivage conforme à l’audit des documents sortants
Créez des devis, des bons de livraison et des factures comme d’habitude dans SAP Business One. Lorsque vous envoyez un document à une imprimante ou à une adresse e-mail, il sera automatiquement archivé avec la transaction commerciale. De nouvelles révisions sont créées à chaque changement, par exemple lorsque vous modifiez une citation ou lorsque vous ajoutez une note à une facture.
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Pourquoi l'archivage conforme à l'audit n'existe-t-il pas déjà pour les documents sortants ?
Le point 4 des normes VOI pour l'archivage conforme à l'audit stipule que les documents originaux doivent être reproductibles mais non modifiables. Toutefois, ce n'est pas le cas de SAP Business One à lui seul. Il est possible, par exemple, de changer l'adresse de votre entreprise pendant la période de conservation du document. Cela suffit pour violer les conditions d'un archivage conforme à l'audit, car les documents sortants qui sont reproduits n'auront plus l'adresse originale et ne correspondront pas au document original.
Toujours nécessaire
Une documentation de procédure
Le point 9 des normes VOI stipule que les entreprises doivent produire une documentation de procédure - que l'archivage soit effectué électroniquement ou avec des fichiers papier. L'ensemble de la procédure doit pouvoir être vérifié à tout moment par un tiers expert. Ce tiers doit être en mesure de voir comment votre entreprise archive certains documents, étape par étape. La création de cette documentation de procédure est un jeu d'enfant lors de l'utilisation de CKS. DMS pour SAP Business One.
Performances puissantes
Aperçu des principales fonctions
Proposez une nouvelle fonction!
Dites-nous quelles fonctions supplémentaires vous souhaitez. Les rajustements individuels sont quelque chose que nous sommes toujours prêts à accepter.
Prix et mise en œuvre
Personne ne connaît mieux votre entreprise SAP que vous et votre partenaire SAP. Et comme nos modules complémentaires doivent s'intégrer parfaitement à votre infrastructure et doivent répondre exactement à vos besoins, nous travaillons toujours avec votre partenaire SAP.
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Extrait du GoBD
Certification des autorités financières
„Un certificat d'audit confirmant que la comptabilité est en ordre - et pour les systèmes comptables supportés par le traitement électronique des données - n'est accordé ni dans le cadre d'un audit fiscal externe ni dans le cadre d'une décision juridiquement contraignante.“
Certificat
Acceptation par votre administration fiscale
Comme il n'y a pas de certification obligatoire par l'administration fiscale (voir l'extrait du GoBD ci-dessus), nous ne pouvons pas indiquer si votre administration fiscale acceptera le logiciel. Cependant, notre solution d'archivage CKS. DMS pour SAP Business One est déjà utilisée par des centaines d'entreprises allemandes et aucun bureau des impôts n'a jamais soulevé d'inquiétudes.
Ce que nous vous garantissons :nous vous confirmons par écrit que notre logiciel est conforme aux normes VOI et que vous pouvez travailler en conformité avec le GoBD (les principes comptables généralement acceptés en Allemagne). Sur demande, nous vous créerons même un timbre d'approbation !
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En savoir plus sur CKS. ADC. Voyez par vous-même comment les documents peuvent être saisis, vérifiés et affichés dans un environnement SAP Business One.