Frühes Archivieren - Erst scannen und später erst freigeben

CKS.DMS für SAP Business One unterstützt nun "frühes Archivieren". Die im SAP als Genehmigungsverfahren oder Workflow bekannte Implementierung gestattet Ihnen eine noch bessere Gestaltung Ihrer papierlosen Prozesse.

Frühes Archivieren - Erst scannen und später erst freigeben

CKS.DMS für SAP Business One unterstützt nun "frühes Archivieren". Die im SAP als Genehmigungsverfahren oder Workflow bekannte Implementierung gestattet Ihnen eine noch bessere Gestaltung Ihrer papierlosen Prozesse. Der Workflow gestaltet sich wie folgt:

  1. Die Sekretärin nimmt das Dokument, z. B. eine Papier-Eingangsrechnung oder eine E-Mail, entgegen.
     
  2. Zu diesem Dokument wird in SAP Business One ein geparkter Beleg erstellt.
     
  3. Das entgegengenommene Dokument wird in digitaler Form (Eingangsrechnung via Scanner, E-Mail direkt) an den erstellten Beleg angehangen. Der Beleg befindet sich im SAP Business One zu dieser Zeit noch immer im Schwebezustand und wartet auf Freigabe.
     
  4. Die Prüfung und Freigabe, z. B. durch einen Vorgesetzten, erfolgt. Hierzu liegt dem Freigebenden nun der SAP-Beleg und das digitalisierte Originaldokument zur visuellen Gegenprüfung vor.
     
  5. Der freigegebene Beleg kann nun weiterverarbeitet werden, z. B. indem die Eingangsrechnung beglichen wird.

Dieser Workflow ermöglicht das direkte Zuordnen zum Beleg bei Dokumenteingang und spart Ihnen viel Zeit, die Belege nachträglich zuzuordnen. Darüber hinaus profitieren Sie vom papierlosen Prozess ab Belegeingang und sparen sich eine aufwändige und zeitraubende Dokumentenlogistik in Ihrem Unternehmen.