Entlasten Sie Ihre Buchhaltung durch die automatisierte Erfassung von Fremdbelegen
Die manuelle Eingabe von Fremdbelegen wie Rechnungen, Lieferscheine etc. ins ERP nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Position für Position müssen die Werte von Hand in die SAP-Belege übertragen werden. Mit cks.ADC erhalten Sie einen bereits vollständig ausgefüllten geparkten SAP-Beleg ganz einfach per Knopfdruck. Dabei werden die Informationen wie Geschäftspartner, Artikelpositionen, Mengen und Preise, Versandkosten, Zahlungsbedingungen und viele weitere Werte automatisch übernommen und stehen innerhalb weniger Sekunden zum Prüfen und Verbuchen bereit.
Senken Sie die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Eingabe
Ob in der Zeile verrutscht oder unbemerkt zwei Tasten gleichzeitig auf der Tastatur gedrückt - Fehler sind bei der manuellen Eingabe von Fremdbelegen schnell passiert. Bei einem hohen Aufkommen an Fremdbelegen kommt auch noch die nachlassende Konzentration hinzu, die zu einer steigenden Fehlerquote führt. Durch die maschinelle Verarbeitung umgehen Sie viele Fehlerursachen, die mit der manuellen Eingabe einhergehen, und sparen viel Zeit bei den entfallenden Korrekturen, besonders bei bereits verbuchten Belegen.
Lassen Sie sich Abweichungen zu Basisbelegen und Stammdaten direkt im SAP-Beleg anzeigen
Stimmen die in Rechnung gestellten Mengen mit den gelieferten Mengen überein? Weichen die Preise auf der Eingangsrechnung von den in den Stammdaten hinterlegten Preisen ab? cks.ADC bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Prüfungen von Fremdbelegen automatisiert durchzuführen und daraus resultierende Aktionen zu definieren. So können Sie Abweichungen von Basisbelegen und Stammdaten in den geparkten SAP-Belegen farblich hervorheben oder auch Belege direkt verbuchen, wenn alle von Ihnen vorgegeben Prüfungen bestanden wurden. Dies sind nur zwei Beispiele, wie die automatische Verifikation genutzt werden kann - Ihren Anforderungen sind nahezu keine Grenzen gesetzt.
SAP-Belege automatisch aus Eingangsbelegen erfassen
Die gängigsten Formate für die Übermittlung von Fremdbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen sind nach wie vor per E-Mail als PDF-Datei oder klassisch gedruckt auf Papier. In beiden Fällen handelt es sich dabei in der Regel um unstrukturierte Daten, die für die maschinelle Verarbeitung weniger gut geeignet sind. Mit cks.ADC können Sie aus Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen verschiedenster Formate ganz einfach per Knopfdruck fertig ausgefüllte SAP-Belege erzeugen und damit die Kosten in der Buchhaltung senken.
So einfach funktioniert cks.ADC
Haben Sie alle Dokumente immer im Überblick
Alle Dokumente mit ausstehenden Aufgaben befinden sich übersichtlich und nach Verarbeitungsstatus sortiert im Dokumentenmanager. Sie behalten stets den Überblick, welche Dokumente noch nicht fertig verarbeitet wurden.
Fügen Sie neue Dokumente dem Archiv hinzu
Fügen Sie neue Dokumente ganz einfach hinzu:
- Speichern von Dateien in einem speziellen Windows-Verzeichnis
- Über einen Dateiauswahldialog (Explorer)
- Direkt aus Microsoft Outlook heraus
- Automatisch aus dem Posteingang von beliebig vielen E-Mail-Adressen (mit cks.RUN)
Wählen Sie die Erkennungsroutine
Starten Sie die automatische Belegerfassung indem Sie die Belegart auswählen.
- Eingangsrechnung
- Lieferschein
- Kundenbestellung
- Zahlungsavis
Buchen Sie den SAP-Beleg
Öffnen Sie den neu erzeugten SAP-Beleg direkt aus dem Dokumentenmanager heraus und prüfen Sie die eingetragenen Werte. Von Ihnen festgelegte Abweichungen werden im Beleg farblich gekennzeichnet. Wenn alles korrekt ist können Sie den Beleg wie gewohnt buchen oder ins Genehmigungsverfahren überführen. Das Dokument ist automatisch dahinter revisionssicher archiviert.
Automatische Belegerfassung für SAP Business One - cks.ADC
Verarbeiten Sie sowohl Artikel- als auch Servicerechnungen automatisch
Mit cks.ADC können Sie sowohl Rechnungen für Warenlieferungen als auch für Dienstleistungen verarbeiten. Die Auswahl wird beim Erstellen des SAP-Belegs automatisch gesetzt, sodass anschließend die einzelnen Positionen der Rechnung korrekt übernommen werden können.
Übernehmen Sie Zahlungsbedingungen und Frachtkosten automatisch
Die Zahlungsbedingungen werden von cks.ADC verarbeitet und die entsprechenden Werte in den SAP-Beleg übernommen. Auch die Frachtkosten werden erkannt und an das SAP Business One Frachtkostenmodul überführt.
Buchen Sie auch Servicezeilen automatisch auf die richtigen Sachkonten
Bearbeitungsgebühren, Zölle etc. in Servicezeilen werden erkannt und entsprechend Ihrer Definition auf die gewünschten Sachkonten gebucht.
Archivieren Sie Dokumente revisionssicher hinter dem SAP-Beleg
Jedes mit cks.ADC verarbeitete Dokument ist automatisch revisionssicher archiviert. Sie können sich das Archiv jederzeit mit einem Rechtsklick auf den SAP-Beleg anzeigen lassen. Jede Änderung an einem archivierten Dokument wird automatisch in einer neuen Revision gespeichert.
ROI-Rechner
Ab wann rechnet sich betriebswirtschaftlich der Einsatz einer automatischen Belegerfassung? Mit unserem ROI-Rechner steht Ihnen eine Orientierungshilfe zur Verfügung. Beachten Sie bitte, dass die errechneten Werte auf Durchschnittskosten basieren und gerundet sind. Für eine exaktere Berechnung Ihres individuellen Return Of Invest fordern Sie bitte bei Ihrem SAP-Partner ein Angebot an.
cks.ADC online testen
In unserem Online Tutorial leiten wir Sie Schritt für Schritt durch cks.ADC. Sie verarbeiten Lieferscheine und Rechnungen live auf unserem Demo-Server, ganz ohne Software-Installation - einfach über Ihren Webbrowser.
Automatisierungen und zusätzliche Funktionen
Importieren Sie neue Fremdbelege automatisch
Mit cks.RUN können Sie verschiedene E-Mail-Postfächer überwachen und eingehende E-Mails inkl. Anhänge direkt in die automatische Belegerfassung von cks.ADC überführen. Beispielsweise könnten Sie neue Eingangsrechnungen an Ihr Postfach rechnungen@unternehmensname.de senden lassen.
Verarbeiten Sie auch strukturierte elektronische Rechnungen
Zusätzlich zu den elektronischen PDF-Rechnungen können Sie mit cks.eINVOICE auch E-Rechnungen (XML-formatierte Rechnungen) verarbeiten und daraus direkt neue ausgefüllte SAP-Belege erzeugen. Mehr erfahren >
Erweiterungen für cks.ADC
Strukt. elektronische Rechnungen
Erzeugen und Verarbeiten von strukturierten elektronischen Rechnungen, Gutschriften, Voraus- und Anzahlungsrechnungen
- Erfüllen Sie die Formatanforderungen Ihrer Rechnungsempfänger wie z. B. von Behörden
- Entlasten Sie Ihre Buchhaltung, indem Sie selbst strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten
- Archivieren Sie strukturierte elektronische Rechnungen revisionssicher
Robotergest. Prozessautomatisierung
Wiederkehrende und fehleranfällige Prozesse automatisiert ausführen
- Senken Sie Ihre Kosten für wiederkehrende Arbeitsschritte
- Gewinnen Sie mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
- Verringern Sie das Fehlerrisiko durch nachlassende Konzentration
Posteingangsmanagement
Intelligenter Posteingang zur automatisierten Klassifizierung und Weiterleitung von Geschäftsdokumenten
- Automatisieren Sie die Sortierung und Verteilung Ihrer Eingangspost
- Machen Sie Geschäftspartner glücklich durch kürzere Bearbeitungszeiten
- Senken Sie die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Ablage
Ausführliche Live-Demo ansehen
Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise von cks.ADC live, beantworten direkt Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen individuelle Anwendungsmöglichkeiten. Dauer: ca. 60 Minuten.
In vier Schritten zur automatischen Belegverarbeitung mit cks.ADC
SAP Partner ansprechen
Die Umsetzung erfolgt grundsätzlich über Ihren SAP Partner. Er kennt Ihr SAP Business One am besten
Ziele definieren
Besprechen Sie, welche Anforderungen Sie haben und Automatisierungen Sie sich wünschen
Installieren und konfigurieren
Ihr SAP Partner wird die notwendigen Add-ons installieren, entsprechend Ihrer Ziele konfigurieren und Sie schulen
Produktivität steigern
Profitieren Sie von den vielen Vorteilen, die Sie durch eine autoamtische Belegerfassung mit cks.ADC erhalten.
