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Automatische Belegerfassung
für SAP Business One

Rechnungen, Lieferscheine usw. einfach per Mausklick erkennen und erfassen.

Sparen Sie Zeit, indem Sie Fremdbelege automatisch erfassen.

Entlasten Sie Ihre Buchhaltung durch die digitale Belegerfassung. Eingehende Belege wie Rechnungen und Lieferscheine etc. müssen nicht mehr zeitaufwändig - Artikel für Artikel - von Hand eingegeben werden. Der gesamte Beleg wird automatisch erkannt, verarbeitet und anschließend ein fertig ausgefüllter SAP-Beleg erzeugt.

Belege importieren

Haben Sie Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsavise oder Kundenaufträge per Post in Papierform erhalten, scannen Sie sie einfach über Ihren Dokumentenscanner ein. Liegt Ihr Fremdbeleg bereits in einer digitalen Version vor, können Sie sie ganz einfach in Ihren Dateieingang importieren. Einen per E-Mail erhaltenen Beleg können Sie auch direkt aus Outlook heraus in den Eingang verschieben.

Belege verarbeiten 

In Ihrem Posteingang direkt in SAP Business One finden Sie zunächst alle importierten Belege. Hier wählen Sie einfach die Belege aus, die Sie automatisch erfassen möchten. Sie legen nur noch fest, um welche Art Beleg es sich handelt (Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis oder Kundenaufträge bzw. Bestellungen) und starten die Erkennungsroutine.

Belege buchen 

Bei der Erkennung wird automatisch ein SAP-Beleg erzeugt und mit den entsprechenden Werten ausgefüllt, die Sie bisher von Hand eingetragen haben. Wird ein vorangegangener SAP-Beleg gefunden, wird dieser auch automatisch verknüpft und abgeglichen. Abweichende Werte wie Menge oder Preise werden hervorgehoben und können so direkt überprüft werden.

TERMIN VEREINBAREN

Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise live, beantworten direkt Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen individuelle Anwendungsmöglichkeiten. Dauer: ca. 60 Minuten.

Importieren Sie Ihre Belege auf fünf verschiedenen Wegen

Belege wie Lieferscheine und Rechnungen können auf die unterschiedlichsten Wege ins Unternehmen kommen. Damit Sie cks.ADC möglichst perfekt in Ihre Abläufe integrieren können und um alle Belege automatisch zu verarbeiten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Und sollte Ihnen hier ein Weg fehlen, sprechen Sie uns gerne darauf an.

Scanner

Fremdbelege, die sich noch in Papierform erhalten, scannen Sie einfach über Ihren Büroscanner ein. Die dabei erstellte PDF-Datei steht Ihnen dann direkt im Eingangsordner von cks.ADC zur Verfügung.

Dateisuche

Befinden sich Ihre Fremdbelege bereits als PDF-Datei in Ihrem Netzwerk oder einem Datenträger, können Sie sie bequem über gewohnte Dateisuche auswählen und in den Eingangsordner kopieren.

Direkt aus Outlook heraus

Viele Rechnungen werden heute per E-Mail verschickt. Verschieben Sie daher eingehende Belege direkt aus Outlook heraus in den Eingangsordner.

Windows-Verzeichnis

Sie können Ihre Eingangsbelege, z. B. aus anderen Anwendungen heraus, in ein bestimmtes Windows-Verzeichnis abspeichern. Dieses ist mit dem cks.ADC Eingangsordner in SAP Business One verknüpft. Dort abgelegte Datein werden direkt dorthin weitergeleitet.

Icon-automation.pngAutomatisieren Sie bestimmte Prozesse

Mit dem Add-on cks.RUN können Sie viele Schritte automatisieren und beschleunigen. Rund um die Uhr können Sie Belege und Dokumente importieren, erfassen und verarbeiten. 

Erfassen Sie unterschiedliche Formate

Auch wenn inzwischen alle Unternehmen eine computerunterstützte Warenwirtschaft verwenden, die Übermittlung von Rechnungen & Co. erfolgt dennoch nicht immer elektronisch. Egal, wie Sie Fremdbelege erhalten, mit cks.ADC können Sie sie automatisiert in SAP Business One erfassen. Auch zukünftige Formate werden wir stets implementireren.

Papierbelege

Oft werden Lieferscheine noch gern in Papierform übermittelt. Meist dann, wenn Sie den Lieferungen beiliegen. Diese können einfach über den Büroscanner importiert und anschließend automatisch erfasst werden.

PDF-Dateien

Auch eine beliebte Art der Rechnungsübermittlung ist eine einfache PDF-Datei, die dann per E-Mail zugestellt wird. Diese Belege können Sie ganz bequem direkt aus Outlook heraus in die automatische Erfassung übergeben.

TIFF-Dateien

In einigen Unternehmen findet bereits eine Digitalisierung von Dokumenten und Belegen in das verlustfreie TIFF-Format statt. Auch diese Dateien können mit cks.ADC ausgelesen und verarbeitet werden.

Erkennen Sie Abweichungen von Basisbelegen auf einen Blick

cks.ADC sucht während des Verarbeitungsprozesses automatisch nach passenden SAP Basisbelegen . Wird ein Beleg gefunden, wird dieser direkt mit dem neuen Beleg abgeglichen. Abweichungen, wie z. B. bei der Liefermenge oder auch dem Preis, werden dann im SAP-Beleg hervorgehoben gekennzeichnet und können schnell erkannt und überprüft werden. 

Verarbeiten Sie sowohl Artikel- als auch Servicebelege

Während der automatischen Verarbeitung wird auch zwischen Artikel- und Servicebelegen unterschieden. Während bei den Artikelbelegen der Lagerbestand erhöhrt wird, werden bei den Servicebelegen die entspechenden Sachkonten angesprochen.

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Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise live, beantworten direkt Ihre Fragen und besprechen mit Ihnen individuelle Anwendungsmöglichkeiten. Dauer: ca. 60 Minuten.

Die wichtigsten Schlüssel-Funktionen im Überblick

Funktion cks.ADC
Physische und elektr. Formate ? Lesen Sie Papierbelege, PDF-Dateien und elektronische Rechnungen automatisch aus.
Erkennungsroutine Eingangsrechnungen ? Erfassen Sie Rechnungen automatisch.
Erkennungsroutine Wareneingänge ? Erfassen Sie Lieferscheinen automatisch.
Erkennungsroutine Zahlungsavise ? Erfassen Sie Zahlungsavise automatisch.
Erkennungsroutine Kundenaufträge? Erfassen Sie Kundenaufträge automatisch.
Kreditoren und Debitoren ermitteln? Ermittelt den jeweiligen Kreditoren oder Debitoren
SAP-Basisbeleg-Zuordnung? Prüfen, ob vorangegangene SAP-Belege bereits existieren und anschließend verknüpfen.
Ansprechen von Kostenstellen? Ansprechen von Kostenstellen, unabhängig der Sachkonten-Zuordnung
Überführen von einzelnen Positionen? Überführen von einzelnen Positionen aus SAP-Basisbeleg in Zielbeleg
Flexibel und anpassbar? Flexibel und anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen
Revisionssicher archivieren? Belege mit Kreditoren oder SAP-Geschäftsvorgängen verknüpfen und revisionssicher archivieren.
Artikel- und Servicebelege? Es können sowohl Artikel- als auch Servicebelege verarbeitet werden.
SAP-Artikelstammdaten erkennen? Erkennen und Abgleichen der Positionen auf dem Beleg mit den SAP-Artikelstammdaten.
Einzelne Positionen erfassen? Erfassen jeder einzelnen Position mit Menge und Betrag.
Abweichungen hervorheben? Abweichungen (Menge, Preis etc.) zum SAP-Basisbeleg werden hervorgehoben und können so vor dem Buchen kontrolliert und bearbeitet werden.
Zahlungsbedingungen erkennen? Erkennen und Verarbeiten von verschiedenen Zahlungsbedingungen.
Frachten überführen? Überführt Frachten in das SAP Business One Frachtmodul.
Sachkonten bei Servicezeilen? Wählt automatisch die Sachkonten bei Servicezeilen wie z. B. Handlingpauschale oder Zoll.
Neukalkulation des Stückpreises? Neukalkulation des Stückpreises bei Zu-/Abschlägen auf Positionen.
Outlook Add-in? Verarbeiten Sie Fremdbelege direkt aus Ihrem Outlook-Postfach heraus.
Individuelle Entwicklung? Passen Sie das cks.ADC an Ihre individuellen Anforderungen an.
in der Lizenz enthalten |  zubuchbar |  in dieser Lizenz nicht enthalten

Mit einen SAP-Partner Ihre Möglichkeiten besprechen

Sie möchten gerne mehr über cks.ADC wissen oder möchten Ihre individuelle Anforderung vorab klären? Setzen Sie sich einfach mit Ihrem SAP-Berater in Verbindung oder wählen Sie einen Partner aus unserer Liste:

Weitere Funktionen des cks.ADC live kennenlernen

In unserer Live-Demo zeigen wir Ihnen gerne noch viele weitere Möglichkeiten, die Ihnen mit cks.ADC zur Verfügung stehen. Einfach online einen Termin vereinbaren
 

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FAQ
Häufig gestellte Fragen

Können neue Belege einfach angelernt werden?

Neuer Lieferant, neuer Beleg und ein ganz einfacher Anlern-Prozess. Wenn die Kollegen in der Buchhaltung einen neuen Beleg selbst und ohne Hilfe eines Programmierers anlernen können und dafür nur 60 Sekunden benötigen, dann sprechen wir von einem wirklich einfachen Anlern-Prozess. Wie Sie Dokumente anlernen können erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch

Wie hoch ist die Erkennungsrate?

In der Regel werden nach 3 Tagen Einrichtungszeit zwischen 80% und 90% der Belege fehlerfrei erkannt, verarbeitet und zugeordnet. In den meisten Fällen ist diese Erkennungsrate auch ausreichend für eine effiziente Belegerfassung. Wenn Sie aber eine höhere Erkennungsrate benötigen, ist das aber auch kein Problem. Es sind bis zu 99% möglich, aber nur mit einem ungleich höherem Einrichtungs-Aufwand. Wir raten aber immer dazu, die Mehraufwand betriebswirtschaftlich zu prüfen.

Welchen Zeitraum muss ich für die Einrichtung einplanen?

Der Einführung einer Automatischen Belegerkennung geht zunächst einmal sorgfältige Planung voraus. Bevor es an die Einrichtung geht, erarbeiten wir zusammen mit Ihnen und Ihrem SAP-Partner den exakten Anforderungs-Katalog. Die Einrichtungszeit selbst liegt in den meisten Fällen dann bei etwa einer Woche.

Noch offene Fragen?

Senden Sie uns Ihre Frage einfach über unser Formular oder rufen Sie uns an.