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Sparen Sie Zeit, indem Sie Fremdbelege automatisch erfassen.
Entlasten Sie Ihre Buchhaltung durch die digitale Belegerfassung. Eingehende Belege wie Rechnungen und Lieferscheine etc. müssen nicht mehr zeitaufwändig - Artikel für Artikel - von Hand eingegeben werden. Der gesamte Beleg wird automatisch erkannt, verarbeitet und anschließend ein fertig ausgefüllter SAP-Beleg erzeugt.
Lieferscheine
Eingangsrechnungen
Zahlungsavise
Kundenaufträge
Belege importieren
Haben Sie Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsavise oder Kundenaufträge per Post in Papierform erhalten, scannen Sie sie einfach über Ihren Dokumentenscanner ein. Liegt Ihr Fremdbeleg bereits in einer digitalen Version vor, können Sie sie ganz einfach in Ihren Dateieingang importieren.
Belege verarbeiten
In Ihrem Posteingang direkt in SAP Business One finden Sie zunächst alle importierten Belege. Hier wählen Sie einfach die Belege aus, die Sie automatisch erfassen möchten. Sie legen nur noch fest, um welche Art Beleg es sich handelt (Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis oder Kundenaufträge bzw. Bestellungen) und starten die Erkennungsroutine.
SAP-Belege verbuchen
Bei der Erkennung wird automatisch ein SAP-Beleg erzeugt und mit den entsprechenden Werten ausgefüllt, die Sie bisher von Hand eingetragen haben. Wird ein vorangegangener SAP-Beleg gefunden (z. B. ein erfasster Lieferschein bei einer Rechnung), wird dieser auch automatisch verknüpft und verglichen. Abweichende Werte wie Menge oder Preise werden hervorgehoben und können so direkt überprüft werden.
Die richtige Belegart
Artikel- und auch Servicebelege verarbeiten
Je nach Art des Beleges müssen unterschiedliche Prozesse angestoßen werden. In SAP-Business One wird das über Artikel- bzw. Servicebelege geregelt. Wurden Waren geliefert, wird auch der Lagerbestand erhöht. Handelt es sich um eine Dienstleistung, wir diese auf dem entsprechendem Konto des Kreditoren verbucht. Auch bei der automatischen Erfassung von Fremdbelegen wird diese Unterscheidung gemacht.
Auf alles vorbereitet
Ein Add-on für alle gängigen Formate
Auch wenn inzwischen alle Unternehmen eine computerunterstützte Warenwirtschaft verwenden, die Übermittlung von Rechnungen & Co. erfolgt dennoch nicht immer elektronisch. Egal, wie Sie Fremdbelege erhalten, mit CKS.DMS ADC können Sie sie automatisiert in SAP Business One erfassen. Auch zukünftige Formate werden wir stets implementireren.
Testen Sie mit Ihren eigenen Belegen
Am Ende muss die Erkennung ja mit Ihren Dokumenten funktionieren. Überzeugen Sie sich selbst und schauen Sie, wie schnell und zuverlässig Ihre Fremdbelege erfasst werden.
SAP Basisbelege erkennen
Stimmt die Lieferung mit Ihrer Bestellung überein? Wurden die vereinbarten Preise berechnet? Bei der automatischen Verarbeitung wird der entsprechende Basisbeleg gesucht, erkannt, verglichen und mit dem neu erzeugten Beleg verknüpft. So können Sie mit einem Blick die Eingangsbelege überprüfen. Die Zuordnung funktioniert übrigens auch mit Sammelrechnungen und Teillieferungen.
Leistungsstark
Schlüssel-Funktionen im Überblick
Lieferscheine
Rechnungen
Ermittlung des Kreditoren
Für die exakte Verknüpfung mit einem passenden Kreditoren, werden verschiedene Parameter auf der Eingangsrechnung mit den Stammdaten in SAP Business One verglichen.
Erfassen der Rechnungspositionen
Die einzelnen Positionen der Rechnung werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.
Erkennen von Artikeln
Rechnungspositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und entsprechend zugeordnet.
Frachten
Artikelfrachten werden automatisch ins SAP Business One Frachtmodul überführt.
Zahlungsbedingungen
Die jeweilige Zahlungsbedingung der Rechnung kann ausgelesen und im SAP Beleg verarbeitet werden, auch wenn diese von der beim Kreditor voreingestellten Bedingung abweicht.
Artikel- und Servicebelege
Es wird anhand des Kreditoren zwischen Artikel- und Servicebelegen unterschieden und das zugehörige Sachkonto für die Buchung herangezogen.
Mehrere Sachkonten
Servicezeilen wie Handlingpauschale oder Zoll werden berücksichtigt und dem entsprechenden Sachkonto zugewiesen.
SAP Basisbelege
Können Belegketten (z. B. Lieferschein zu Rechnung) in SAP Business One ermittelt werden, werden diese automatisch miteinander verknüpft und verglichen.
Abweichung von Basisbeleg
Wurde ein Basisbeleg ermittelt, werden die abweichenden Werte hervorgehoben und können so vor dem Buchen überprüft werden.
Zahlungsavise
SAP Basisbeleg
Die in der Zahlungsavis aufgeführten Rechnungen werden erkannt und für die Buchung herangezogen.
Betragskontrolle
Stimmt ein Wert zu einer Rechnung nicht mit dem Wert in der Zahlungsavis überein, wird dieser Beleg (diese Position) hervorgehoben.
Akontozahlungen
Ist kein Beleg in SAP Business One vorhanden, wird der Betrag automatisch auf das Kreditoren- bzw. Debitorenkonto gebucht.
Interimsbuchungen
Je nach individuellem Workflow werden die Buchungen auf ein Zwischenkonto vorgenommen. Dieses wird später mit der Bank abgeglichen.
Massenbuchungsübersicht
Alle Vorgänge werden in einem übersichtlichen Protokoll zusammengefasst. Abweichungen sind hervorgehoben und können sofort identifiziert werden.
Kundenaufträge
Ermittlung des Debitoren
Erfolgt die Bestellung eines Kunden ohne Auftragsbestätigung, wird der Debitor anhand verschiedener Parameter aus den SAP Stammdaten ermittelt und zugeordnet.
Erfassen der Bestellpositionen
Die einzelnen Positionen der Bestellung werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.
Erkennen von Artikeln
Bestellpositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und in den Auftrag übernommen.
Auftragsbestätigungen
Eigene Auftragsbestätigungen werden bei Rückkehr anhand des eindeutigen Barcodes (QR-Codes) erkannt und automatisch dem Basisbeleg Angebot zugeordnet.
Neue Funktion vorschlagen!
Verraten Sie uns, welche zusätzliche Funktion Sie sich wünschen. Eine individuelle Anpassung ist bei uns grundsätzlich möglich.
Preise und Implementierung
Niemand kennt Ihr SAP Busienss One besser als Sie und Ihr SAP-Partner. Und weil unsere Add-ons perfekt in Ihre Infrastruktur passen und exakt Ihre Anforderungen umsetzen müssen, arbeiten wir immer mit Ihrem SAP-Partner zusammen.
Preise fragen Sie bitte direkt bei Ihrem SAP-Partner an!
Jetzt zur Online LIVE-Demo anmelden
Lernen Sie CKS.DMS ADC kennen. Sehen Sie selbst, wie Belege in einer SAP Businsess One-Umgebung erfasst, überprüft und verbucht werden.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Noch offene Fragen?
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