Teil 2 unserer Projektreise befasste sich damit, wie die physischen Papierbelege von DMI erfasst und in Form von ZUGFeRD-Dokumenten digitalisiert werden. Nun werfen wir einen detaillierteren Blick auf den Stammdatenaustausch. Dieser ist notwendig, um die digitalisierten Belege korrekt zuordnen zu können und erhöht zudem durch intelligente Algorithmen die Erkennungsraten bei der Digitalisierung.
In regelmäßigen Abständen werden die Lieferantenstammdaten über eine sichere Verbindung an DMI, den Dienstleister für die Digitalisierung der Eingangsrechnungen, übertragen. Diese beinhalten auch Lieferscheindaten, um bei der Erkennung der Eingangsrechnungen direkte Dokumentbeziehungen herstellen zu können. Wird beispielsweise eine Warenbestellung über einen neuen Lieferanten ausgelöst, so wird dieser zuerst in den Stammdaten erfasst. Diese werden anschließend mit dem Datenbestand von DMI abgeglichen. Somit ist der neue Lieferant bei DMI bekannt, bevor dieser seine Rechnung stellt, und kann zuverlässig erkannt und zugeordnet werden.
Wie bereits beschrieben, werden die Eingangsrechnungen von DMI zu ZUGFeRD-Daten verarbeitet. Hierbei handelt es sich um PDF-Dateien, welche zusätzlich zur visuellen Kopie sämtliche Daten des Dokumentes in verarbeitbarer, digitaler Form enthalten. Diese Daten werden auf den Server des Unternehmens übertragen, an welches die Eingangsrechnungen adressiert sind. Der CKS.DMS ZUGFeRD Dispatcher, eine Zusatzkomponente des CKS.DMS für SAP Business One, nimmt diese Daten entgegen, analysiert und verarbeitet sie. Eingangs stellten wir unseren Kunden vor, mit dem wir dieses Projekt durchführen. Es handelt sich um eine große deutsche Restaurantkette mit zahlreichen Filialen. Diese werden als Mandanten im SAP geführt. CKS.DMS für SAP Business One analysiert bei der Übergabe der ZUGFeRD-Daten sämtliche Mandantendatenbanken, erkennt den korrekten Lieferanten und legt die Eingangsrechnung zur Weiterverarbeitung im globalen Archiv des Mandanten ab. Die Funktionalität der Mehrmandantenfähigkeit ist dabei ein beachtliches Leistungsmerkmal des CKS.DMS für SAP Business One.
Im nächsten Teil zeigen wir Ihnen, wie die lokal zugestellten Daten in die eigentlichen Geschäftsprozesse einfließen. Wir stellen Ihnen die versino Nord GmbH vor und erläutern, wie ERP im weiteren Prozessablauf für die effiziente und papierlose Belegverarbeitung sorgt.
